De exemplu, in cadrul proiectelor finantate prin POR, trebuie sa existe atat pe documentele originale, cat  si pe facturile originale a sumelor decontate partial, mentiunea ”Proiect finantat din POR 2007 - 2013”.

Pentru a verifica eligibilitatea cheltuielilor, se solicita documente doar pentru cele eligibile, incluse pentru decontare in cererea de rambursare si pentru care au fost verificate documentele originale, cu ocazia vizitei. (Citeste aici mai multe despre cum esti monitorizat dupa ce iei bani europeni)

Reprezentantii Ministerului Dezvoltarii Regionale si Locuintei (MDRL), care administreaza Programul Operational Regional (POR), spun pentru startups.ro ca bunurile, serviciile si lucrarile achizitionate sunt inregistrate in contabilitatea beneficiarului in conturi analitice pentru proiect.

Alte documente verificate sunt cele pentru cheltuielile platite, cele in conformitate cu obiectivul proiectului si cu ultima varianta de buget aprobat.
Solicitantul are nevoie si de documente legate de sub-contractarea unor activitati din proiect si cele pentru publicitatea proiectului.

Beneficiarul este obligat sa mentioneze ca proiectul nu a mai primit finantare din alte fonduri nerambursabile si, daca este cazul, sa motiveze intarzierea in implementarea proiectului.

”Documentele necesare sunt cele aferente activitatilor realizate de la implementarea proiectului: documente contabile, legate de achizitii si executia de lucrari, rapoarte de progres deja depuse, precum si orice alte documente solicitate de autoritatea de management, necesare evaluarii implementarii proiectului”, precizeaza pentru startups.ro Cosmin Dragoi, Managing Partner la compania de consultanta M27 CED Invest, membra a grupului austriac de consultanta M27.

Reprezentantii MDLR spun ca se urmareste daca documentatia proiectului este disponibila si pastrata corespunzator si precizeaza ca in dosarul proiectului trebuie sa existe documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitatile si cheltuielile eligibile.

De asemenea, este nevoie ca in documente sa se mentioneze perioada de timp in care au fost efectuate cheltuielile.

Rapoartele
Pe langa celelalte documente, pe parcursul monitorizarii, beneficiarii finantarii realizeaza cateva rapoarte. Numarul rapoartelor depinde de tipul proiectului si de numarul transelor de plata.

“Diferenta intre proiectele care solicita o singura transa de plata si cele care solicita mai multe transe este data si de numarul dosarelor de cerere de plata depuse”, mai spune Cosmin Dragoi.

Rapoartele sunt de doua tipuri: cele realizate pe parcursul finantarii, numite de progres, si cele finale.

“Rapoarte de progres sunt transmise trimestrial de beneficiari pe toata durata de implementare a proiectului. Raportul de progres final al proiectului, transmis dupa finalizarea activitatilor prevazute in contract, trebuie sa fie insotit obligatoriu de ultima cerere de rambursare”, explica pentru startups.ro Catalina Melita, Directorul General al Autoritatii de Management pentru Programul Operational Sectorial “Cresterea Competitivitatii Economice”.

Astfel, dupa finalizarea fiecarei etape din investitie, beneficiarul finantarii depune la autoritatile de monitorizare un dosar de rambursare tehnica si financiara. Acest dosar vizeaza procesul de implementare al activitatilor, conform calendarului initial asumat, cu eventuale intarzieri si propuneri de revizuiri. 

Continutul rapoartelor de progres
Rapoartele de progres contin date de identificare ale beneficiarului, detalii despre proiect, stadiul de implementare de la momentul la care se face raportarea, rezultatele obtinute pana la momentul raportarii si rezultate asteptate pentru perioada urmatoare.

Citeste continuarea articolului - pagina 2

DE RETINUT:
Beneficiarii trebuie sa aiba, atunci cand sunt verificati, documente justificative originale, inclusiv codul proiectului si mentiunea ca este finantat printr-un anumit program operational.
Diferenta intre proiectele care solicita o singura transa de plata si cele care solicita mai multe transe este data si de numarul dosarelor de cerere de plata depuse.
Beneficiarul fondurilor este obligat sa realizeze rapoartele pe parcursul finantarii, numite de progres, si rapoarte finale.
Dupa finalizarea fiecarei etape din investitie, beneficiarul finantarii depune la autoritatile de monitorizare un dosar de rambursare tehnica si financiara, care vizeaza implementarea activitatilor conform calendarului initial asumat, cu eventuale intarzieri si propuneri de revizuiri. 
Unele mici abateri in proiect, in functie de evaluarile autoritatii de management si de contractul de finantare, sunt acceptate de organismele care monitorizeaza proiectele finantate din fonduri europene.

Redactor : Alina Botezatu

Un material startups.ro. Toate drepturile rezervate.