Folosirea codurilor de bare nu este impusa im mod obligatoriu de vreo autoritate in domeniul comercial, ci este impusa de piata. De exemplu, reprezentantii real,- Hypermarket Romania spun ca produsele furnizorilor cu care colaboreaza trebuie sa aiba un cod de bare. Exceptie fac o parte din produsele proaspete (peste, legume, fructe, carne) pentru care codurile se genereaza de catre real,-, cu ajutorul unui sistem specializat pentru acest tip de operatiuni.

Autoritatile in domeniu
Companiile care au nevoie de coduri de bare trebuie sa apeleze mai intai la una dintre cele doua asociatii in domeniu, care acorda dreptul de alocare al codurilor. Global Standard One (GS1) este o asociatie a carei principala activitate este proiectarea, dezvoltarea, recunoasterea si implementarea internationala a sistemului de standarde GS1, activitate initiata si realizata de catre membrii sai. Sistemele de standarde GS1 sunt disponibile doar membrilor GS1, iar companiile care doresc sa utilizeze aceste sistemele de standarde trebuie sa devina membre ale organizatiei.

Pe teritoriul Romaniei functioneaza si Asociatia Romana pentru Paletizare si Containerizare (ARPC), asociatie profesionala, apolitica si nonprofit. Atat GS1, cat si ARPC sunt recunoscute de catre Institutul Roman de Standardizare, in prezent Asociatia de Standardizare din Romania (ASRO). ARPC nu are nicio legatura cu GS1.

Jucatorii din piata, atat producatorii, cat si comerciantii, au in prezent produse cu coduri obtinute din partea ambelor asociatii. Insa, in perioada urmatoare se doreste stabilirea GS1 ca standard unic si in Romania, pentru ca prefixul 642 folosit de ARPC este alocat de GS1 Finlandei.

Cum GS1 este un standard international, exista riscul ca intr-un magazin sa existe doua produse diferite cu acelasi cod. Cu toate ca reprezentantii ASRO spun ca sansele ca acest lucru sa se intample sunt mici, situatia poate sa existe, ceea ce poate crea probleme pentru furnizor.

“Codurile sunt standardizate international si libere la utilizator. Este de competenta asociatiilor de profil sa le aloce”, spune pentru startups.ro Vasile Toma, reprezentant al ARPC.

Dupa procedura de alocare a codurilor, urmeaza procesul de aplicare pe produse, caz in care producatorul apeleaza la firme de profil.

Procedura de alocare
“Procedura este simpla si consta in trei pasi: verificarea bonitatii firmei, semnarea contractului de utilizare a sistemului GS1, alocarea codurilor. Procedura de alocare dureaza intre 8 ore si 48 de ore, iar codurile de produs nu se vand la bucata. Compania utilizator primeste oricate coduri are nevoie, prin plata subscriptiei anuale”, spune pentru startups.ro Valentin Popescu, reprezentant GS1.

Subscriptia este anuala intrucat aderarea la standardele GS1 este voluntara si poate fi intrerupta daca firma doreste sa renunte la folosirea acestor standarde. Pentru micro-intreprinderi, firme nou infiintate sau firme cu cifra de afaceri mai mica de 100.000 de euro anual, exista facilitatea de a se injumatati taxele, pentru a-i sprijini si pe acestia sa utilizeze sistemul de standarde GS1.

Pentru acest an, reprezentantii GS1 spun ca “pretul utilizarii sistemului si implicit a codurilor de bare oficiale in Romania este de 350 de euro”.

In cazul ARPC, primul pas este completarea unui formular si trimiterea acestuia, impreuna cu o copie de pe CIF-ul (codul de inregistrare fiscala) societatii comerciale care solicita alocarea. La scurt timp, un consultant contacteaza compania pentru a confirma receptionarea datelor transmise. Se intocmeste dosarul de alocare si ARPC trimite catre companie factura cu taxa de alocare.

“Indicativul de unicitate costa 250 de euro+TVA, in cazul ARPC”, spune pentru startups.ro Alexandru Fechete, administrator Ultrafactor, firma care are intre domeniile de activitate si alocarea codurilor de bare.

Procedura de alocare dureaza maxim cateva zile. Aplicarea pe produs a codului de bare cade in sarcina producatorului. Iar aceasta procedura poate dura saptamani bune, executia depinzand de tipografie. George Lupu, managerul Pagera, firma care se ocupa cu alocarea codurilor de bare, spune ca data livrarii etichetei depinde de numarul de bucati, de tip, de dimensiune, tiraje si culoare.

“Aplicarea este un proces separat si costa in functie de dorintele producatorului - eticheta autocolanta, aplicarea in interiorul ambalajului, direct pe punga etc”, spune si administratorul Ultrafactor.

Costul unei etichete autocolante este, spre exemplu, de doi euro - trei euro pentru 1.000 de bucati, dar poate ajunge pana la 7 euro - 15 euro, pentru 1.000 de etichete in mai multe culori.

Categorii de produse si coduri
Codurile de bare nu difera in functie de tipul sau de categoria de produse.

“Pentru comert sunt folosite codurile cu formula standard EAN 13, care contin 13 cifre si sunt valabile si la nivel international, pentru cazul in care firma exporta produsele”, spune reprezentantul ARPC.

Dupa cum spun reprezentantii GS1, in cazul suprapunerii în marile lanturi de magazine peste alte coduri internationale GS1 utilizate sub licenta exista riscul ca furnizorul sa fie actionat în instanta pentru a suporta cheltuielile proprietarului legal al codului (pentru toate pagubele suferite ca urmare a imposibilitatii de a-si comercializa produsele) si pe cele ale lantului de magazine (pentru cheltuielile suplimentare cu identificarea, retragerea si depozitarea tuturor produselor cu coduri nealocate de GS1 din magazine).

Conform GS1, exista si riscul nerecunoasterii si neacceptarii codului nealocat de GS1 în lanturile comerciale nationale, europene si internationale care, pentru a preveni introducerea de coduri neautorizate in sistemul lor informatic, nu accepta marfuri neinsotite de Atestatul GS1 de autenticitate a codului de bare, situatie care conduce la cheltuieli suplimentare din partea furnizorului din cauza necesitatii reetichetarii tuturor produselor, acumularii de stocuri pana la reluarea vanzarii cu noile coduri corecte de bare, intreruperilor in fluxul de cash.

“Daca doua coduri sunt identice, se decodifica pe loc in magazin, iar cel taxat este furnizorul, pentru ca i s-a reetichetat produsul”, mai spune Vasile Toma.

Codurile pot fi diferite in functie de tipul de impachetare.Valentin Popescu spune ca pe orice produs avem simboluri EAN-13 sau EAN-8, cu bare fine de 0,33mm.

Dar, in cazul imprimarii pe un bax de carton, nu se vor vedea foarte bine, iar in acest caz sunt folosite simbolurile ITF-14, mult mai permisive din punct de vedere al reprezentarii grafice.

Update: Au fost adaugate informatii suplimentare legate de activitatea GS1.

Redactor: Lidia Ionita

Un material startups.ro. Toate drepturile rezervate.