"In contextul economic actual, toate companiile, indiferent de marime sau domeniu de activitate, au devenit sensibile la costuri si sunt interesate sa le reduca", spune pentru startups.ro Stefan Radulescu, Head of Direct Sales Division la Mobexpert Office.

Pentru a taia din costurile de amenajare, se apeleaza doar la proiectarea in plan (compartimentare) si la folosirea anumitor elemente de design numai la receptie, biroul directorului si sala de sedinte. Tot pentru a reduce din costuri, companiile mari aleg un sediu central intr-una dintre zonele bune ale orasului si un birou operational intr-o zona secundara.

O alta optiune este apelarea la buy-back pentru mobilier, solutie  prin care valoarea vechilor sisteme este folosita drept avans pentru noile unitati. In plus, firmele care apeleaza la buy-back nu mai consuma bani si timp pentru a renunta la vechiul mobilier.

In prezent, unele firme prefera sa cumpere o mobila cat mai ieftina, pe care o aranjeaza singure si amana amenajarea facuta de profesionisti pentru mai tarziu.

"Din zece companii pe luna care cereau inainte o oferta si luam doua - trei lucrari, acum sunt trei firme care cer o oferta si nu se stie daca se va incheia un contract, pentru ca amana proiectele de amenajare pentru a ramane cu bani in banca", spune pentru startups.ro Irina Constantin, designer la Knox Design.

Maria Arion, directorul diviziei Mobilier la ATP Exodus, spune ca firmele au ajuns sa isi amane si proiectele de amenajare deja incepute. Iar Stefan Radulescu spune ca impactul crizei economice asupra pietei de mobilier s-a facut simtit din octombrie-noiembrie, anul trecut, si situatia de pe piata se va cristaliza in a doua parte a acestui an, cel mai probabil.

Ergonomia spatiului de lucru
Proiectarea in plan (space planning sau office planing), adica pozitionarea si compartimentarea fluxurilor de mobilier in functie de spatiul disponibil si de numarul de angajati, face parte din proiectarea completa, care include si designul.

Spre deosebire de Romania, in strainatate proiectarea in plan este realizata separat si nu face parte dintr-un proiect intreg, fiind oricum facuta. Scopul acestei proiectari in plan este de a eficientiza utilizarea spatiului.

Proiectarea costa intre 15 euro/mp si ajunge la aproximativ 30 de euro/mp, in functie de dimensiune, compartimentare, densitate si stil. Preturile urca cu cat spatiul este mai mic si este nevoie sa includa mai multi angajati si sa aiba mai multe functii.

Urmatorul pas in proiectare este alegerea stilului de design, care este adaptat la numarul si varsta angajatilor, domeniul de activitate si stadiul de dezvoltare al firmei, bugetul pentru amenajare si tipul de clienti. De exemplu, o companie din IT vrea mai mult accent pe ergonomie si functionalitate fata de una din consultanta, care este interesata de estetic, optand pentru birouri aerisite si spatii de primire sau meeting.

Sediile firmelor sunt amenajate pentru a eficientiza spatiul utilizat, si pentru a oferi oamenilor un acces mai usor la anumite departamente, astfel, acestia colaborand mai bine. Amenajarea variaza in functie de organizarea activitatii si spatiul este compartimentat in cel putin cinci module.

"90% dintre companii se orienteaza dupa anumite criterii functionale, de eficienta, ergonomie, care sa il faca pe om sa stea cat mai confortabil la munca si sa produca banii cat mai usor", explica Irina Constantin.

De exemplu, departamentul de contabilitate este amplasat intr-o zona linistita, separat de celelalte, are sisteme de arhivare rezistente la foc si utilizeaza spatiul la maxim. In cazul unui call-center, aria va fi partitionata cu panouri despartitoare, care asigura un coeficient ridicat de fonoabsorbtie.

“Investesc cu adevarat in amenajarea biroului companiile care pun accentul pe renumele lor si le pasa de ceea ce arata clientului final si carora le pasa de ceea ce cred angajatii despre ele”, spune Irina Constantin.

Destinatia biroului
Costurile de amenajare variaza in functie de destinatia biroului - sediu central sau birou secundar (call-center, IT etc).

"Biroul central este prin excelenta imaginea companiei, accentul fiind pe design si estetic, pe cand back-office-ul trebuie sa raspunda cerintelor de ergonomie si de planificare a spatiului, pentru a asigura adaptarea optima a anagajatului la conditiile de munca", subliniaza Stefan Radulescu.

Cele mai mari diferente intre birourile manageriale si cele secundare se regasesc la nivel cromatic.

"Daca la mobilierul operational recomandam folosirea culorilor deschise, la cel directorial, receptii sau sali de sedinte regasim game de produse cu finisaje inchise la culoare precum nuc, abanos si wenge", adauga Stefan Radulescu.

Din punct de vedere al materialelor, amenajarea back-office-ului este orientata spre maximizarea functionalitatii, cu costuri minime, in detrimentului designului. In biroul central sunt preferate spatiile aerisite iar acesta este dotat cu receptie, sali de sedinte si birouri individuale pentru manageri. Intr-un birou operational spatiul are, de cele mai multe ori, o configuratie de tip <open-space>, care ofera flexibilitatea de a reconfigura biroul, in cazul schimbarilor in departamente sau a modificarii numarului de anagajati.

"Solutiile de amenajare pentru open-space asigura, pe de-o parte, transparenta si imbunatatirea nivelului de comunicare dintre angajati iar, pe de alta parte, pot oferi intimitate prin folosirea panourilor despartitoare", mai spune Stefan Radulescu.

Daca biroul este intr-un imobil inchiriat, bugetul de amenajare variaza in functie de perioada pentru care s-a semnat contractul de inchiriere.

“In cazul unui birou central, daca firma intentioneaza sa stea doar un an - doi, atunci cea mai mare parte a bugetului este alocata pentru mobilier si nu pentru executia spatiului”, explica  Irina Constantin.

In plus, conteaza in ce zona din oras este amplasat biroul. Firmele care mizeaza pe imagine sau au clienti cu importante resurse financiare au nevoie de un sediu in centrul localitatii.

Executia proiectului de amenajare
Bugetul pentru realizarea amenajarii include in pachetul de baza finisajele, pardoseala, compartimentarea, zugraveala, baia, chicineta si montajul echipamentelor electrice, care reprezinta cea mai scumpa parte. Pretul executiei poate incepe de la minim 20.000 de euro pentru 100 mp, preluati la rosu, si ajunge la cel putin 100.000 de euro, pentru amenajarea completa a unui sediu central.

"Costurile de executie variaza mult in functie de ceea ce are nevoie compania", explica Irina Constantin.

Stefan Radulescu spune ca in ultimi ani a crescut numarul solicitarilor de a amenaja suprafete de 500 mp si 2.500 mp.

Costul amenajarii creste in cazul firmelor care au sediul intr-o vila ce trebuie renovata (exterior si instalatii), dar avantajul este ca spatiul poate fi complet personalizat. Astfel de sedii se potrivesc firmelor de dimensiuni medii cu un profit mare si clienti de top.

"Proiectele de amenajare a vilelor solicita cu aproximativ 20% mai mult timp pentru a gasi cea mai buna solutie si pentru a o finisa", adauga Mihaela Miron.

Irina Constantin spune ca investitia in amenajarea unei case sau vile merita doar daca sediul este cumparat sau inchiriat pe termen lung.

In cazul unui apartament, aranjarea este mai usor de facut, pentru ca este deja compartimentat, tocmai de aceea fiind preferat de cei care nu au multi bani.

"Pentru apartamente se folosesc aceleasi piese de mobilier ca si pentru alte tipuri de spatii, dar trebuie sa gasim alte solutii pentru a asigura circulatia angajatilor", explica Maria Arion.

Achizitia obiectelor de mobilier
In cazul firmelor specializate in amenajare, pretul unui birou operational pentru o singura persoana incepe de la aproximativ 1.000 de euro si cuprinde birou, scaun, cafetiera si dulap. Pentru un birou de manager preturile pot ajunge si la 10.000 euro, iar pentru receptie costurile sunt intre 3.000 de euro si 6.000 euro, in functie de dimensiuni si de dotari.

Solicitarile de mobilier primite de companiile specializate se impart in proportii egale intre cele pentru spatiul operational (birouri si scaune), cele pentru mobilier directorial, sisteme de asteptare (receptii, sali de conferinta) si cele pentru mobilierul de completare (sisteme de arhivare, cele destinate mobilarii anexelor si cele auxiliare).

"In segmentul de birouri operationale, un succes de mentionat este cel al birourilor cu structura metalica (bench system), extrem de lejera si fluida pentru aspectul mediului de lucru", spune Stefan Radulescu.

In ultimi doi ani, firmele si-au schimbat mobilierul mai repede decat inainte. Perioada s-a redus de la 8 - 10 ani, in anii 2004 - 2005, la 7 - 8 ani, in prezent.

"Se observa astfel o apropiere de tendintele europene. Rata medie de innoire a mobilierului de birou pe pietele Europei occidentale este de 5 - 6 ani", mai spune Stefan Radulescu.

Mobilierul de birou in tendinte este realizat din metale precum aluminiul, are elemente cromate, culorile predominante sunt alb si negru sau complet negru, din piele, cu usi glisante si sticla mata. Pentru birourile manageriale se poarta liniile clasice si finisajele de lemn. Este cautat si mobilierul unicat, cu finisaje speciale.

Alegerea design-ului
Tendintele in designul pentru birouri se modifica la aproximativ cinci ani. In ultimi ani, si firmele romanesti au devenit interesate de amenajarea biroului, nu numai multinationalele, cum se intampla acum doi - trei ani.

“Putem vorbi de o nevoie de definire mai coerenta a propriei imagini la care devin atente si sensibile si companiile romanesti. In plus, gusturile si nevoile tuturor clientilor sunt tot mai sofisticate”, adauga Stefan Radulescu.

In prezent, una dintre tendintele in amenajarea biroului este combinatia dintre elementele moderne - avangardiste cu cele baroce si neo-baroce.

"Acest stil este somptuos, luxos si se potriveste in general la produsele feminine, reviste cu subiecte legate de femei sau companii care vand produse de lux, de tipul bijuteriilor si ceasurilor sau micile birouri de avocatura cu venituri insemnate", precizeaza Irina Constantin.

Alta tendinta este aceea a culorilor deschise, formelor lejere si ansamblurilor minimaliste.

Elementele florale, cele geometrice si cele ogranice, singure sau combinate sunt alte directii in design-ul office. De exemplu, mobilierul are forma de bob de fasole sau este rotund.

Irina Constantin spune ca acest tip de amenajare este in acelasi timp si creativ, haios, jucaus, dar si matematic si organic si poate fi folosit intr-o agentie de publicitate sau firma din domeniul IT, unde colectivul este tanar.

Redactor: Alina Botezatu

Un material startups.ro. Toate drepturile rezervate.