Legislatia curenta din Romania obliga companiile sa isi pastreze in format original si chiar pentru perioade de 50 – 100 de ani, multe din documentele oficiale. Lipsa de spatiu pentru depozitarea actelor este astfel rezolvata de firmele specializate in arhivarea fizica a documentelor, fie ele multinationale sau autohtone.
Piata de arhivistica din Romania
Numarul companiilor din Romania care apeleaza la solutii de arhivare pentru documentele lor a crescut semnificativ in ultimi ani, astfel, inregistrandu-se o dezvoltare pe piata firmelor de arhivare.
“Pe acest segment exista un lider si cativa follow-eri, respectiv companii mici care ofera solutii de arhivare, dar nu solutii complete”, spune, pentru startups.ro, Cristian Bilan, Managing Director la compania multinationala de arhivare Iron Mountain.
Alexandru Florea, General Manager al firmei de arhivare Sisad povesteste ca a infiintat compania in urma cu noua ani, avand la baza o idee de afaceri, nu o nevoie solicitata de beneficiari.
“Arhivarea fizica a documentelor este reglementata atat prin Legea arhivelor (16/1996), cat si prin Codul fiscal, in organizarea fluxului informational si arhivarea documentelor un rol important avandu-l si confidentialitatea si accesul la informatii”, explica Florea.
Managerul general al Sisad spune ca, in ultimii doi ani, numarul firmelor cu acest obiect de activitate a crescut exponential, “concurenta neloiala aparand de la pensionari si persoane fizice care fac legatorie simpla de documente, la preturi derizorii si fara raspunderea juridica implicita, asigurata de semnarea unui contract”.
Pe de alta parte, Mihai Nicolae, General Manager al firmei de arhivare Stefadina, are o parere diferita despre evolutia pietei de arhivistica din Romania, acesta considerand ca piata evolueaza incet, din cauza faptului ca activitatea este reglementata de Legea 16, care se afla in subordinea Legii Arhivelor Nationale, in subordinea Ministerului de Interne, lege care abia acum a fost modificata si asteapta aprobarea.
Ce spune legea
Documentele au o perioada fixa de pastrare. De exemplu, cartile de munca, statele de plata si dosarele de personal trebuie sa fie pastrate timp de 50 - 70 ani, titulurile de proprietate se pastreaza 100 de ani, la fel si autorizatiile de constructie.
Cristian Bilan mai adauga pe lista actelor ce trebuie pastrate si documentele interne sau de serviciu clienti (faxuri, scrisori, notificari, cereri), care se pastreaza timp de doi ani. Pentru bordero-uri, inventare, registre de evidenta, perioada de pastrare poate varia.
Practic, fiecare companie trebuie sa isi faca un nomenclator pentru documente si sa stabileasca perioada de pastrare a actelor, in functie de propriile criterii si in conformitate cu Legea Arhivelor Nationale, care este forul competent in aprobarea nomenclatorului
Alexandru Florea spune ca timpul de pastrare al documentelor se hotaraste de consiliile de administratie ale firmelor, in functie de valoarea practica si istorica a acestora, arhiva fiind o gestiune pentru care se raspunde penal, nu pecuniar.
“Cred ca legea europeana va scurta durata de pastrare a acestor documente. Arhivarea fizica este obligatorie, insa, majoritatea institutiilor ar trebui sa aiba si arhivarea electronica, optionala si suplimentare”, este de parere Mihai Nicolae.
Cat costa?
Jucatorii din piata spun ca, in general, costurile pentru arhivarea documentelor se calculeaza personalizat, pentru fiecare companie in parte, in functie de volumul de arhiva, de modul si de locul in care este aceasta pastrata, de perioada de arhivare, de gama serviciilor solicitata si de cat de organizata este arhiva existenta.
Alexandru Florea spune ca serviciile complete de indosariere a documentelor, de ordonare a arhivelor si de creare a bazelor de date, includ salariile lucratorilor, cu valori la nivelul salariului mediu pe economie si un profit de maximum 12%.
“Valoarea contractelor nu este mare daca se apeleaza la acest serviciu o data la doi ani si nu sunt cumulate multe documente”, explica Florea.
Target si clienti
Mihai Nicolae spune ca firma sa are atat clienti - companii private, cat si companii de stat, anul acesta, raportul numarului de clienti fiind de 50% firme private, 50% firme de stat. Multi clienti provin din Bucuresti, dar si companiile din provincie detin o mare pondere.
Reprezentantul Iron Mountain considera ca, intr-o masura mai mica sau mai mare, toate companiile sunt creatoare de documente care trebuie sortate, inventariate si pastrate in spatii special amenajate.
“Desigur, marii generatori de documente sunt bancile, companiile de asigurari, leasing, companiile farmaceutice, cele din industria energetica sau distribuitorii”, adauga Bilan.
Alexandru Florea a spune ca serviciile companiei pe care o conduce sunt solicitate in egala masura, atat de societatile bugetare, cat si de cele private.
“Mai presante sunt solicitarile de la firmele cu foarte multe documente contabile, care au termene de pastrare de 10 ani, si cele din partea companiilor care sedii foarte scumpe (nred. spatiul ocupat de arhiva influenteaza marimea sediului si, implicit, costurile de inchiriere/intretinere)”, precizeaza Florea.
Un procent de 70% din clientii Sisad provin din Capitala, 30% venind din restul tarii, iar cele mai multe sunt firme romanesti, nu multinationale.
Procesul de arhivare:
1. Fondarea arhivei:
a. Ordonarea dosarelor si a bibliorafturilor pe problematica si compartimente, iar in cadrul acestora, cronologic.
b. Analiza continutului dosarelor, stabilirea indicativului dupa nomenclator si a termenului de pastrare, retinerea perioadei de timp cand au fost create documentele.
2. Intocmirea nomenclatorului arhivei create de societetea comerciala si stabilirea termenelor de pastrare pentru dosare (documentatia tehnica).
3. Ordonarea si gruparea documentelor conform criteriilor stabilite impreuna cu beneficiarul, indepartarea capselor si constituirea/legarea unitatiilor arhivistice.
4. Completare coperti fata (etichete) cu inscrisurile necesare identificarii dosarelor.
5. Completare manseta cotor dosare/cutie arhivare cu inscrisurile necesare identificarii dosarelor (etichete).
6. Numerotarea filelor din dosare.
7. Completarea foii titlu fata (eticheta) cu inscrisurile necesare identificarii dosarelor si a foii spate cu numarului de pagini din dosar.
8. Sigilarea (parafarea) unitatilor arhivistice.
9. Inventarierea unitatilor arhivistice constituite.
10. Opisarea dosarelor deosebite.
11. Ordonarea Depozitului de Arhiva pe ani si compartimente,depozitarea dosarelor/balotilor/cutiilor colectoare.
12. Organizarea evidentelor specifice Depozitului de Arhiva (registre,fise) si completarea acestora.
13. Selectionarea dosarelor, documentelor, registrelor cu termene de pastrare expirate si considerate ca nefolositoare. Intocmirea procesului - verbal de selectionare si a listelor inventar cu documentele/dosarele ce se elimina ca nefolositoare.
Redactor: Andreea Marinas
Un material startups.ro. Toate drepturile rezervate.