Cum sa externalizezi activitati din companie
Pentru a se concentra mai bine pe elementele importante ale afacerii (core-business), antreprenorii ar trebui sa ia in calcul externalizarea anumitor activitatii. Costurile, experienta in domeniu si garantia serviciilor sunt cateva dintre criteriile de luat in calcul cand se alege partenerul spre care se face externalizarea.
“Cu cat firma are un stadiu mai avansat de dezvoltare si un numar mai mare de angajati, cu atat este mai important sa-si externalizeze serviciile pentru a-si reduce costurile”, explica pentru startups.ro Iulian Penescu, Senior Trainer la Corporate Dynamics International.
Pentru ca externalizarea reduce costurile per ansamblu, Iulian Penescu spune ca aceasta este benefica in orice stadiu de evolutie a afacerii si in orice conditii de profitabilitate.
“In prezent, exista companii care se ocupa de servicii extrem de nisate, de pilda, domeniul packaging din cadrul activitatii de branding”, spune Petru Pacuraru, Managing Partner la Human Performance Development International.
Astfel, pe fondul unei competitii acerbe, foarte multe dintre companiile mari incearca sa isi concentreze energiile pe core-business si sa externalizeze serviciile adiacente.
Ce activitati externalizezi
Indiferent de domeniul de activitate, companiile nu externalizeaza departamente in intregime, ci doar anumite activitati.
“La nivelul departamentului de resurse umane se poate externaliza partea de salarizare, de operare a cartilor de munca etc. De asemenea, se apeleaza la firme de instruire, consultanta sau instruire si consultanta pentru servicii de recrutare”, spune Ruxandra Manea, Managing Partner la Delphi Consultant.
In opinia ei, se apeleaza in mod frecvent la leasing de personal in cazul firmelor care au productie sau activitati de depozit (ambalare, manipulare etc.), unde gradul necesar de educatie si calificare al personalului nu este ridicat.
Companiile externalizeaza si activitatea departamentului IT (asistenta tehnica, instalare, configurare si administrare servere), cea a departamentului de marketing (advertising, cercetari de piata), dar si activitatea din domeniul sanatatii si securitatii in munca.
“La nivelul departamentului financiar - contabil, pentru firmele mici si mijlocii se apeleaza la furnizori externi, pentru intreaga gama de servicii. Pentru firmele mari, in functie de modul in care sunt organizate procesele, se pot externaliza anumite arii de contributie din department”, adauga Ruxandra Manea.
Ea spune ca, de exemplu, pentru externalizarea departamentului de logistica, se pot folosi serviciile caselor de expeditii sau furnizorilor de logistica.
Criterii pentru externalizare
In general, criteriile de luat in considerare la externalizare sunt obiectivele, rezultatele si costurile. In ceea ce priveste obiectivele, acestea trebuie sa fie precise, iar organizatia trebuie sa isi stabileasca asteptarile referitoare la serviciile furnizorului. In opinia lui Iulian Penescu, obiectivele trebuie sa fie masurabile si compania trebuie sa se asigure ca acestea au fost intelese cu exactitate inainte de implementare.
Totodata, trebuie acordata atentie si eficientei externalizarii anumitor servicii si impactului asupra afacerii in general. In privinta costurilor, antreprenorul trebuie sa analizeze ambele situatii - costurile activitatilor realizate intern versus costurile activitatilor asigurate prin externalizare.
Printre criteriile pentru externalizarea anumitor servicii se numara si strategiile de business ale organizatiei - integrarea pe orizontala, pe verticala. De asemenea, antreprenorul trebuie sa analizeze daca serviciul externalizat ar putea afecta calitatea afacerii. In plus, nu se externalizeaza activitatiile care tin de strategia companiei si cele care tin de activitatea principala a firmei.
“O opinie personala: nu as externaliza partea de dezvoltare din resurse umane intr-o firma de peste 200 de angajati”, spune Ruxandra Manea.
Cum alegi partenerul de externalizare
Potrivit lui Iulian Penescu, in alegerea unui partener de externalizare, antreprenorul trebuie sa tina cont de costurile cu procesul de selectie a furnizorului de servicii, de experienta, de garantia serviciilor, de specializarea proceselor si garantarea unor reduceri de costuri. El spune ca un aspect important este introducerea unor clauze de confidentialitate a datelor in contractul incheiat, precum si evaluarea periodica a performantei.
“Este necesar ca standardul de performanta sa fie revizuit in intalniri periodice cat mai dese. Rezultatele trebuie sa fie obiective, masurabile si cuantificabile”, precizeaza Iulian Penescu.
El adauga faptul ca firmele trebuie sa utilizeze un sistem de recompense si penalizari in functie de rezultate si sa gestionze corect relatia de colaborare cu partenerul catre care au externalizat activitati, in scopul realizarii obiectivelor urmarite.
Momentul externalizarii
Activitatile pot fi externalizate indiferent de momentul de evolutie in care se afla compania. Ruxandra Manea considera ca firmele mici, aflate in faza de start-up, pot contracta de la inceput o companie furnizoare de servicii pe domeniile financiar - contabil, sanatate si securitate in munca.
In ceea ce priveste firmele mari, Ruxandra Manea spune ca, de exemplu, in domeniul distributiei, una dintre strategii este sa patrunzi pe o piata noua prin distribuitori buni si numai dupa ce analizezi rezultatele si ajungi la o cota de piata suficient de mare, sa refaci strategia de distributie si sa te gandesti la externalizare.
Dupa externalizarea anumitor activitati, companiile trebuie sa fie atente la control si la calitate, pentru a le mentine la acelasi nivel.
Redactor: Lidia Ionita
Un material startups.ro. Toate drepturile rezervate.