“Sunt putine cazurile pe care le-am intalnit, cand un manager cauta pentru sine un program de crestere a performantei. Cum se spune, constientizarea este 90% din solutie, numai ca asta presupune recunoasterea problemei, ceea ce pe la noi se poarta mai discret”, spune pentru startups.ro Ciprian Teleman, Senior Consultant la compania de training si consultanta TMI Romania.

Marian Rujoiu, Manger la compania de training si resurse umane Extreme Training, completeaza pentru strartups.ro ca pot trece chiar cativa ani pana cand o persoana decide ca are nevoie de managementul timpului.

Dupa cum spune Bogdan Pode, Senior Trainer la compania de training si consultanta in management Human Invest, scopul unui program de management al timpului este ca fiecare persoana sa isi realizeze obiectivele si sa se tina departe de activitatile mai putin importante, care nu aduc o valoare adaugata pe masura timpului investit.

Cum incep problemele
O zi buna la birou este atunci cand seara simti ca ai investit timpul petrecut acolo in actiuni importante, care produc satisfactie sau contribuie in mod direct la obiectivele propuse (personale sau profesionale).

“Cele doua criterii nu se dezic una de alta, ele pot merge impreuna sau separat. Merita precizat ca nu tot ceea ce este important ne produce direct si satisfactie - in sensul de placerea pe care ti-o da finalizarea unei sarcini”, spune pentru startups.ro Bogdan Pode.

Astfel, apare tendinta de a lasa "pe mai tarziu" unele activitati care aduc mai putina satisfactie, inlocuindu-le cu altele mai putin importante, dar care sunt la indemana sau mai usor de realizat.

De exemplu, realizarea unui plan de afaceri este o sarcina care face parte din obiectivul final, de a obtine capitalul necesar pentru a incepe afacerea. Insa, daca nu iti place sa lucrezi cu cifre, vei avea tendinta de a amana aceasta activitate.

“Si uite-asa, pe timp ce trece, desi ai avut zile pline si ai alergat dintr-o parte in alta, vei ajunge seara acasa simtind ca ceva lipseste - ca nu ti-ai investit timpul in ce era mai important pentru tine, ci te-ai refugiat in activitati care ti-au <umplut> ziua, insa nu ti-au adus castigul pe care il astepti”, descrie Bogdan Pode.

Decizia de a incepe un program de management al timpului poate incepe cu intocmirea unei liste cu ceea ce crezi ca vei face intr-o zi si cat timp crezi ca iti va lua fiecare dintre sarcini. Seara, compara lista cu ceea ce credeai ca faci, cu ceea ce ai facut in realitate.

”O sa fie foarte amuzat. Acesta va fi primul tau pas in imprietenirea cu timpul”, adauga Marian Rujoiu.

Cine are nevoie de managementul timpului
Persoanele proactive, cu gandire pozitiva, care traiesc in viitor si au o parere buna despre sine sunt cele care reusesc sa urmeze un program de management al timpului.

“Nu exista un interes foarte mare pentru time management din partea antreprenorilor. Tine mult de cultura balcanica, in care noi credem ca le putem face pe toate. Nu stim sa facem o prioritizare a prioritatilor si nu suntem constienti de valoarea unei bune organizari”, detaliaza Marian Rujoiu.

Ciprian Teleman completeaza ca in ultimii doi ani solicitarile pentru programe de time management au venit mai mult de la antreprenori ale caror afaceri au crescut peste ritmul mediu al industriei sau al economiei. Astfel, nevoia de management al timpului creste pe masura ce apar tot mai mult informatii, esti nevoit sa colaborezi cu mai multe persoane si rezultatele trebuie livrate tot mai rapid si sa iei mai multe decizii.

“Nevoia de time management mai vine si din cauza deselor schimbari de responsabilitati ale angajatilor”, mai spune Ciprian Teleman.

Principiile organizarii
Ziua trebuie inceputa cu activitatile cele mai importante, cu ceea ce te ajuta sa iti atingi scopurile, dupa cum spune Ciprian Teleman.

De asemenea, este important sa lucrezi fara intrerupere perioade lungi, chiar pana la o ora, o ora si jumatate. Asta pentru ca intreruperile iti pot dubla timpii de realizare, mai ales cand ai de-a face cu sarcini complexe, dupa cum mai spune Ciprian Teleman. Trebuie si sa renunti la ceea ce este lipsit de importanta.

“Stiu ca ai un <to-do list>. Fa-ti si un <not-to-do list>”, explica Ciprian Teleman.

Si Marian Rujoiu spune ca unul dintre cele mai importante principii intr-un program de management al timpului este sa inveti sa spui “Nu”.

Gruparea activitatilor asemanatoare te poate ajuta. De exemplu, o perioada poate fi dedicata numai pentru a raspunde la e-mail-uri, iar alta pentru dat telefoane. Nu uita sa iei o pauza atunci cand obosesti.

“Daca ai lucrat la ceva creativ, relaxeaza-te cu un sudoku. Daca ai lucrat cu cifre, cauta ceva amuzant sau relaxant emotional”, detaliaza Ciprian Teleman.

Un principiu de baza este automonitorizarea - sa ai o disciplina persoanala si sa respecti constant celelalte principii.

“Time managementul tine in primul rand de vointa. Primul lucru pe care ar trebui sa-l faca orice manager care doreste sa-si imbunatateasca <relatia cu timpul> este automonitorizarea”, subliniaza Marian Rujoiu.

Cea mai simpla metoda de automonitorizare este de a nota tot ceea ce faci pe intervale orare, inclusiv lucrurile aparent <neimportante>, cum ar fi convorbirile telefonice sau trimiterea de e-mailuri.

"Trebuie sa ai nervi tari sa faci macar doua - trei zile acest lucru”, mai spune Marian Rujoiu.

Dar, asta te ajuta sa descoperi care sunt lucrurile care iti mananca din timp, ce rezultat are fiecare lucru facut, unde sunt adevarati <hoti de timp> si cat timp iti ocupa "neprevazutul" intr-o zi?.

”Atentie la neprevazut. Acesta nu trebuie sa iti ocupe mai mult de 10% din timpul de lucru”, precizeaza Marian Rujoiu.

Managerul Extreme Training da si exemplul personal, explicand ca a ajuns la concluzia ca cititul e-mail-urilor ii lua de doua ori mai mult timp decat ar fi fost necesar (aproape doua ore, fata de o ora), pentru ca facea acest lucru in mod haotic. Monitorizarea nu te ajuta sa iti planifici mai bine timpul, ci sa iti organizezi mai bine sarcinile.

"Timpul nu se poate economisi, dar se poate consuma intr-un mod eficient. Timpul serveste numai ca instrument de masura: ce rezultate am avut intre orele 9.00 si 10.00, spre exemplu?”, mai spune Marian Rujoiu.

Etapele programului de management al timpului
Prima etapa este definirea rolurilor si scopurilor. Urmeaza clarificarea obiectivelor sau identificarea ariilor mari de responsabilitate. Apoi se stabilesc prioritatile si se face planificarea zilnica sau anuala. Ultima etapa esta punerea in practica a principiilor: actioneaza!

“Este paradoxal ca, desi incercam sa rafinam utilizarea cat mai eficienta a timpului, va trebui initial sa investim constient o cantitate considerabila de timp - intelegem aici si energie plus efort - in a transforma un set de principii in comportamente sau deprinderi de zi-cu-zi”, adauga Bogdan Pode.

Pentru invatarea unui program de time management este nevoie de cateva zile, insa un proces complet, in care pui in practica toate masurile, poate dura pana la doua luni.

“In doua saptamani, un manager poate ajunge foarte organizat, daca isi doreste cu adevarat”, adauga Marian Rujoiu.

Metodele de organizare
Pentru organizare poti face o lista (pe zile si ora) a activitatilor folosind un program ca Excell, Google Calendar, sau orice alt tip de soft specializat, o agenda clasica, post-it-uri, un reportofon sau functia de reminder pe telefonul mobil.

”Nu te crampona sa alegi o metoda anume, ci alege metoda care ti se potriveste”, mai spune Marian Rujoiu.

Instrumentele sunt alese si in functie de disponibilitatile fiecaruia si de contextul in care isi desfasoara activitatea.

“Odata iesiti dintr-un curs de managment al timpului, tine de disponibilitatea de investitie a fiecarui manager transformarea acestor cunostinte in abilitati manageriale”, mentioneaza Bogdan Pode.

Una dintre cea mai importante masuri este transmiterea principiilor de lucru si catre echipa pe care o conduce managerul. Acest lucru va creste eficienta si calitatea muncii depuse pentru anumite proiecte.

Bogdan Pode spune ca pentru functionarea echipei ca un sistem sincronizat, fiecare celula trebuie "programata" cu un ADN fundamental, care sa alinieze o filosofie sanatoasa de time management, tradusa in doua principii: respect pentru propriul tau timp si respect pentru timpul celorlalti.

Redactor: Alina Botezatu

Un material startups.ro. Toate drepturile rezervate.