Precizarea a fost facuta de Ileana Ionescu, Manager la Ensight Management Consulting, care mai spune ca acesti indicatori ajuta managementul sa pastreze imaginea de ansamblu asupra afacerii si performantelor sale (la nivel strategic, operational si de echipa).
Adrian Brudan, Managerul Solutii Performanta Organizationala la Acumen Integrat, spune pentru startups.ro ca procesul de masurare a performantei presupune parcurgerea a cinci etape:
1. Identificarea si selectarea indicatorilor de performanta.
"Indicatorii de performanta ar trebui sa oglindeasca performanta actiunilor si serviciilor furnizate la toate nivelurile organizationale, pentru a indeplini cu succes obiectivele strategice setate", explica Adrian Brudan.
(Citeste aici mai multe despre indicatorii de performanta.)
2. Documentarea si configurarea indicatorilor de performanta.
"A doua etapa asigura ca indicatorii selectati pot fi folositi prin stabilirea definitiei, scopului pentru care se efectueaza masurarea, formula de calcul, tintele urmarite, metodele de colectare si raportare a datelor si, nu in ultimul rand, custozii si responsabilii datelor care sunt colectate", detaliaza Adrian Brudan.
3. Colectarea si interpretarea indicatorilor de performanta.
Adrian Brudan mentioneaza ca este nevoie ca acest proces sa fie bine definit si optimizat, astfel incat sa raspunda nevoilor de colectare a datelor pentru indicatorii de performanta monitorizati.
"Responsabilul pentru colectarea datelor trebuie sa fie clar identificat. De asemenea, trebuie sa se asigure disponibilitatea datelor pentru fiecare KPI monitorizat in Scorecard-urile si Dashboard-urile de performanta", mai spune Adrian Brudan.
4. Raportarea si vizualizarea indicatorilor de performanta.
"Indiferent de partile implicate in procesul de raportare a performantei, trebuie sa se asigure ca procesul este eficace si eficient. Un alt aspect important al procesului de evaluare este vizualizarea datelor, care implica prelucrarea informatiilor intr-o descriere grafica, cu scopul de a fi intelese si transmise mai usor, mai rapid si mai eficient", subliniaza Adrian Brudan.
5. Evaluarea si realinierea indicatorilor de performanta.
"Acest proces este unul dintre cele mai importante parti ale ciclului de masurare a performantei. Se asigura ca indicatorii cheie de performanta sunt aliniati in permanenta cu strategia organizatiei, in scopul de a furniza informatii valoroase, care vor permite imbunatatirea practicilor organizationale", precizeaza Adrian Brudan.
Ileana Ionescu completeaza ca indicatorii de performanta trebuie revizuiti periodic pentru a vedea daca masoara ceea ce trebuie si sa se asigure un mediu de transparenta si o abordare orientata pe solutii.
De asemenea, managerul Ensight subliniaza ca, pentru a servi cu succes ca instrument de diagnosticare si management, mai sunt necesare si urmatoarele premise:
• in stabilirea indicatorilor de performanta, abordarea sa fie de sus in jos, pornind de la obiectivele strategice, stabilite pentru fiecare palier din organizatie;
• in masurare si monitorizare trebuie sa se faca a o atribuire individuala a responsabilitatii pentru fiecare indicator, precum si numirea unui responsabil de colectarea, verificarea si procesarea datelor folosite pentru calculul indicatorilor, astfel incat acestia sa fie masurati corect.
• cum este responsabilizat personalul in raport cu indicii de performanta; corelarea sistemului de recompensare/bonusare a angajatilor cu rezultatele KPI ale acestora, precum si asigurarea corelarii indicatorilor intre departamente si stimularea cooperarii interne.
Ileana Ionescu mentioneaza ca, pentru atribuirea individuala a responsabilitatii pentru fiecare indicator, conditiile esentiale sunt sprijinul managementului si disponibilitatea si calitatea datelor primare.
"De asemenea, este importanta stabilirea unui proces de masurare si analiza a indicatorilor: sursa datelor, recurenta, responsabilitati, format de raportare, plan de actiune pentru imbunatatirea rezultatelor acolo unde este necesar", precizeaza Ileana Ionescu.
Alte criterii de alegere a indicatorilor de performanta
Monica Minoiu, EMBA - Trainer la Exec-Edu si Managing Director-ul Incharge Management Consulting, spune ca pasii importanti pentru alegerea setului de indicatori de performanta potriviti, generici sau/si cheie, sunt:
1. Clarificarea rezultatului asteptat: schimbare/schimbare relativa/nici o schimbare, elemente care afecteaza direct rezultatul asteptat, valoare, orizont de timp, unitate de analiza, participanti.
2. Listarea posibililor indicatori si selectia unanima (comisie, comparatie cu alte companii).
3. Evaluarea fiecarui indicator in baza unor criterii multiple (raport direct de influenta cu rezultatul scontat, set adecvat ca numar de indicatori).
4. Selectarea celor mai buni indicatori in raport cost/credibilitate versus eficienta informatiei.
Mihai Stoica, Managing Partner la Humans - People Academy, mentioneaza ca, atunci cand foloseste indicatorii de performanta, o organizatie trebuie sa tina cont de urmatoarele aspecte:
1. Pentru a putea fi utilizati in procesul de masurare a performantei, indicatorii trebuie sa fie specifici si masurabili.
2. Indicatorii de performanta provin din date fiabile si exacte, astfel ca acestea trebuie sa fie de incredere.
3. Indicatorii de performanta trebuie aliniati la strategia de business.
4. Indicatorii de performanta trebuie utilizati pentru a atinge obiectivele organizatiei.
"Managerii vor fi rezistenti la a pune in aplicare KPI, daca acestia sunt in contradictie cu obiectivele departamentului. Daca forma in care structurati KPI este respinsa de manageri, dati-le acestora libertatea de a-si formula indicatori proprii care, odata realizati, pusi cap la cap, sa duca la realizarea unui indicator mai important, cel pe care il asteptati", detaliaza Mihai Stoica.
5. Obiectivele sa fie "sparte" in rezultate masurabile si sa le fie alocate indicatori de performanta.
"Faceti acest lucru constant si realizati frecvent actualizari", recomanda Mihai Stoica.
6. Datele sa fie analizate.
"Acest lucru poate parea evident, insa, de cele mai multe ori, este o etapa trecuta cu vederea. Aceasta analiza poate conduce la obtinerea de noi clienti si la noi directii in dezvoltarea produselor", subliniaza Mihai Stoica.
7. Sa se realizeze un tablou de masurare a performantei.
"Tipul si numarul de KPI pe care ii afisati pe acest tablou depinde de strategia si obiectivele business-ului. Folosind un singur KPI, va va oferi, cu siguranta, vizibilitate asupra acelei masuratori", adauga Mihai Stoica.
El mai precizeaza ca, daca se pun la un loc mai multi KPI, se obtine o imagine de ansamblu asupra evolutiei afacerii, chiar fara a avea detaliile fiecarui KPI.
Un material startups.ro. Toate drepturile rezervate.