Sfaturi juridice importante pentru infiintarea unei firme

In principiu, in functie de complexitate, costurile administrative pornesc de la cateva zeci/sute de euro, iar durata formalitatilor nu poate fi mai mica de cateva luni (daca cineva se opune/contesta inregistrarea, poate dura mult mai mult).
 
De asemenea, pentru a evita cele mai probabile coliziuni/asemanari cu marci anterior inregistrate, care pot deveni obstacole la inregistrare, ar fi de recomandat ca orice antreprenor sa faca o cercetare initiala, prin OSIM (Oficiul de Stat pentru Inventii si Marci), pentru a vedea daca marca sa este destul de distinctiva.

Regula este urmatoarea: cu cat marca este mai distinctiva si mai specifica (in sensul ca va acoperi doar anumite produse), sansele de a combate cu succes obstacolele la inregistrare cresc. Strategia optima este de a particulariza marca prin elemente de design si de a incerca o inregistrare larga initiala, urmand a se restrange categoriile pe parcurs, daca va fi cazul.

5. Alegerea sediului social
Pentru a infiinta o firma trebuie sa dovediti ca aveti la dispozitie un sediu unde veti desfasura activitatea. Sediul poate fi:
• proprietatea unuia dintre asociati (dovada facandu-se prin contract de vanzare-cumparare sau certificat de mostenitor)
•  un spatiu inchiriat (contract de inchiriere sau sub-inchiriere inregistrat la organele fiscale locale)
•  un spatiu asupra caruia aveti un alt tip de contract (de comodat, de uz, uzufruct, leasing imobiliar etc.)

Sfatul nostru: Chiar daca alegerea sediului social intr-o zona mai putin centrala, chiar in afara orasului sau intr-o anumita zona geografica poate fi tentanta, mai ales din punct de vedere costurilor, trebuie avuta in vedere activitatea pe termen lung si care ar fi locatia ideala in functie de amplasarea clientilor, a furnizorilor etc.

Daca sediul social se gaseste intr-un imobil cu destinatia de locuinta, formalitatile de inregistrare a acestuia va pot impune obtinerea avizului favorabil al asociatiei proprietarilor sau al titularilor contractelor de inchiriere si/sau vecinilor in plan orizontal si vertical.

6. Numirea administratorului. Posibilitatea practica de a fi prezent in “viata” societatii. Stabilirea mecanismului de decizie
Pentru administrarea si conducerea efectiva a societatii, puteti alege unul sau mai multi administratori, care fac parte dintre asociati sau nu.

Sfatul nostru: Pentru a evita situatiile de blocaj, este de preferat sa aveti in vedere:
•  pentru situatia pluralitatii de administratori, precizarea concreta a cazurilor in care acestia vor lucra impreuna, decizia fiind luata in unanimitate sau dimpotriva, a cazurilor in care vor putea lucra separat
•  cine anume dintre ei este imputernicit pentru actele urgente, a caror neindeplinire ar cauza o paguba societatii
•  in cazul numirii unui asociat cetatean strain ca administrator, avand in vedere ca acesta reprezinta societatea in Romania si semneaza actele in numele societatii, trebuie sa va asigurati de disponibilitatea lui de a fi prezent in Romania sau de posibilitatea acordata acestuia, prin actul constitutiv, de a-si delega atributiile unui alte persoane

7. Redactarea actului constitutiv
Sfatul nostru: Pentru intocmirea actului constitutiv al noii societati puteti contacta un avocat, un notar sau va puteti adresa Biroului de consultanta din cadrul Camerelor de Comert si Industrie judetene. Trebuie sa aveti in vedere mai ales problemele in legatura cu: drepturile de vot, partea fiecarui asociat la beneficii si la pierderi, decizia la nivel de firma, administratorul/ii firmei, structura capitalului social, durata societatii, modul de dizolvare si de lichidare a societatii.

Puteti alege, spre exemplu, cerinte de cvorum si de majoritate mai mari decat cele prevazute de lege pentru adunarile generale (spre exemplu, pentru un luarea unei hotarari intr-o societate pe actiuni/SA, pentru validitatea deliberarilor adunarii generale ordinare sau obisnuite, care se intruneste cel putin o data pe an, este necesara prezenta actionarilor care sa detina cel putin o patrime din numarul total de drepturi de votare, iar hotararile acestei adunarii generale ordinare se iau cu majoritatea voturilor exprimate. Legea 31/ 1991 permite expres ca “Actul constitutiv poate prevedea cerinte mai ridicate de cvorum si majoritate”).

Chiar daca aparent masura ar conferi o mai mare siguranta asociatilor/actionarilor, este bine sa aveti in vedere ca pe termen mediu si lung se poate ajunge astfel la situatii de blocaj sau de intarziere in luarea deciziilor la nivel de societate.
    
8. Posibilitatea obtinerii de fonduri structurale/ ajutoare de stat
Odata cu aderarea Romaniei la Uniunea Europeana, pentru investitorii romani s-au creat numeroase facilitati de atragere de fonduri structurale nerambursabile; de asemenea, s-au diversificat si domeniile in care poate fi acordat un ajutor de stat. Nu trebuie neglijate nici sectoarele de nisa, cum ar fi ajutoarele de minimis pentru IMM-uri.

Sfatul nostru: In practica s-a observat ca majoritatea proiectelor de finantare sunt respinse inca din faza de evaluare, datorita nerespectarii sau tratarii cu superficialitate a criteriilor de eligibilitate, cum ar fi: activitatea economica (experienta, profitul ultimului an fiscal anterior depunerii cererii, lipsa datoriilor la bugetul de stat etc.); forma de proprietate asupra infrastructurii (teren/cladiri); capacitatea de implementare a proiectului; forma de constituire (ONG, autoritate publica, microintreprindere, IMM, intreprindere mare); respectarea legislatiei privind egalitatea de sanse, dezvoltarea durabila, ajutorului de stat si achizitiilor.

9. Alegerea unui contabil, precum si a unui specialist HR (Resurse umane)
Multe probleme apar in stadiul initial al dezvoltarii unei afaceri din cauza unor elemente specifice precum: planificarea eronata a lichiditatilor; calcularea gresita a costurilor; contabilitate necorespunzatoare si/sau incompleta; necunoasterea obligatiilor fiscale sau cu privire la forta de munca salariata.

Dintr-un alt punct de vedere, legislatia muncii si contractele colective de munca cuprind numeroase obligatii pentru angajator, printre care si cotizatiile la fondul de asigurari sociale, respectarea nivelului salariului minim sau a masurilor de protectie si securitate in munca.

Sfatul nostru: Desigur, puteti invata singuri ce inseamna infiintarea unei afaceri, precum si ce probleme legale ridica in principal aceasta initiativa. Este insa recomandabil ca pentru unele aspecte mai problematice ale demararii unui nou business sa apelati si la sfatul specialistilor in domeniul contabilitatii si al resurselor umane, care sa va asiste cu aspectele financiare, fiscale, precum si cu formalitatile legate de personal. O economie facuta la inceput de drum se poate dovedi pe parcurs inselatoare, devenind chiar pagubitoare pentru afacerea dumneavoastra.

Pe langa apelarea la experti, va sfatuim, pentru acelasi motiv enuntat mai sus, sa aveti in vedere si asigurarile de risc si de daune.