Sfaturi juridice importante pentru infiintarea unei firme

Anamaria Corbescu, Associate la biroul de avocatura Salans, explica pentru startups.ro care sunt etapele de inceput ale unei afaceri.

1. Alegerea formei juridice a societatii
In Romania, exista 5 tipuri de societati comerciale intre care puteti opta, tinand seama de caracteristicile lor si de specificul afacerii pe care doriti sa o dezvoltati.

Sfatul nostru: Alegerea formei corporative optime trebuie sa aiba in vedere cel putin trei elemente:
•  valoarea si natura capitalului initial pe care doriti sa il investiti
•  flexibilitatea care va este necesara in derularea afacerii, reflectata in structura decizionala si in mecanismele de administrare
•  delimitarea raspunderii societatii de cea a fondatorului sau fondatorilor. In plus, daca in acelasi proiect sunt implicati mai multi fondatori, mizele si interesele acestora trebuie echilibrate inca de la infiintare.

Contributia initiala la infiintarea unei societati (numita ”aport la capitalul social”) poate sa fie exclusiv in numerar (aporturile in numerar sunt obligatorii la constituirea oricarui tip de societate), fie in numerar si in bunuri cedate societatii (in natura). De retinut ca intr-o societate cu raspundere limitata (SRL), aportul in creante/datorii sau in industrie (in munca) este interzis.

2. Alegerea numelui comercial. Denumiri acceptate.
Numele comercial (sau firma) este denumirea sub care un comerciant isi exercita activitatea. Acesta trebuie sa fie suficient de distinctiv pentru a-l identifica pe comerciant in mod unic pe piata. Dincolo de strategia de marketing, antreprenorii trebuie sa se asigure, prin intermediul unei cercetari prealabile, ca numele comercial ales nu este folosit deja de altcineva si, oricum, trebuie rezervat cat de curand la Registrul Comertului. De asemenea, este bine sa fie protejat ca marca.

Sfatul nostru: Pentru inceput, ganditi-va la mai multe variante posibile, pentru a evita situatia in care numele nu va fi acceptat la inregistrare, fie din motive de ordin subiectiv, cum ar fi preexistenta unei denumiri asemanatoare, deja inregistrate, fie din motive de ordin obiectiv - aici includem situatiile in care, pentru includerea anumitor termeni considerati ”sensibili” in denumirea aleasa (termeni care pot induce publicul in eroare prin conotatiile lor, cum ar fi ”stiintific”, ”academic”, ”scolar”, ”national”, ”roman”, ”institut” sau derivatele acestora ori cuvinte sau sintagme caracteristice autoritatilor si institutiilor publice centrale), nu se obtin aprobarile necesare.

Disponibilitatea numelui ales pentru viitoarea firma poate fi verificata usor, accesand website-ul oficial al Registrului Comertului. Incepand cu luna ianuarie 2009, rezervarea denumirii unei firme la Registrul Comertului se face la nivel national, prin intermediul unei noi aplicatii informatice dezvoltate de ONRC (Oficiul National al Registrului Comertului).

3. Alegerea codului CAEN. Dificultati de ordin practic ce pot surveni ulterior alegerii
Problema: Orice comerciant care se supune unor formalitati de autorizare si inregistrare trebuie sa aleaga si sa declare oficial tipurile de operatiuni care vor face parte din obiectul sau de activitate (mai larg sau mai restrans). Alegerea obiectului de activitate al firmei se va face potrivit clasificarii CAEN - acesta este acronimul pentru "Clasificarea Activitatilor Economice Nationale" si  desemneaza clasificarea statistica nationala a activitatilor economice din Romania, pe criterii de omogenitate.

Sfatul nostru: Alegerea codurilor CAEN potrivite trebuie sa fie logica - natura si continutul activitatii sau activitatilor in sine (fie principale, fie secundare) vor determina in mod firesc codul CAEN ce trebuie declarat si autorizat in fata autoritatilor de catre antreprenor. Codul CAEN propriu zis este un indice numeric specific unor anumite activitati economice.

Comerciantii trebuie sa cunoasca sau sa anticipeze, cat mai devreme posibil, care sunt activitatile ce urmeaza sa fie desfasurate si sa le incadreze cu precizie in activitatile descrise de CAEN. Pot fi folosite atatea coduri cate sunt necesare pentru a acoperi aria activitatilor ce se doresc a fi desfasurate si nu exista un numar maxim de coduri ce pot fi folosite. Fiecare activitate, reprezentata de un cod CAEN distinct, ar putea fi ulterior, in functie de natura ei, supusa unui regim de autorizare distinct, atat la sediul principal, cat si pentru fiecare punct de lucru unde se doreste ca aceasta sa se desfasoare.

O problema frecventa in practica este alegerea gresita a codului CAEN (in special a codurilor corespunzatoare obiectelor secundare de activitate): fie este ales un cod care nu permite desfasurarea activitatii dorite, fie dimpotriva sunt alese, din dorinta de a acoperi cat mai multe situatii, prea multe coduri CAEN, ceea ce poate antrena diverse dificultati, cum ar fi necesitatea obtinerii unor autorizatii specifice.

Trebuie de asemenea retinut ca unele coduri CAEN, datorita specificului activitatii pe care o reprezinta, fac imposibila alegerea si a altor coduri (ex. CAEN 8511, si 8512, Activitati de asistenta medicala ambulatorie, alese pentru o clinica medicala, atrag imposibilitatea alegerii si a altor obiecte de activitate).

4. Protectia drepturilor de proprietate intelectuala, inclusiv a marcii proprii. Inregistrare la nivel national si/sau european
Protectia noii afaceri presupune si protectia elementelor incorporale ale fondului de comert, cum ar fi clientela, firma, drepturile de proprietate industriala si intelectuala (inclusiv marca, care poate sau nu sa coincida cu numele comercial).

Sfatul nostru: In sens foarte larg, drepturile de proprietate intelectuala, rezultand dintr-o activitate creativa in domeniul industrial, stiintific, literar ori artistic, sunt recunoscute de lege creatorilor originali sau, dupa caz, subdobanditorilor lor (adesea companii sau antreprenori), pentru a le permite acestora sa le exploateze comercial si sa obtina astfel un avantaj competitiv, fie prin valoarea adaugata in activitatea specifica (e.g., salturi sau optimizari in procesele tehnologice, detinerea drepturilor patrimoniale de autor asupra unor opere noi, pe care publicul vrea sa le cunoasca), fie prin asigurarea vizibilitatii publice si promovarea mai clara a produselor, serviciilor sau imaginii unui titular de astfel de drepturi. In orice moment, atat la infintarea unei compani cat si ulterior, pe parcursul functionarii acesteia, acestea trebuie protejate.

In contextul infiintarii unei companii, marcile sunt poate cele mai importante, pentru ca ele atrag si conserva clientela. Pentru a proteja o marca noua, trebuie vazut daca este utila/suficienta o marca nationala (protejata exclusiv in Romania), comunitara (protejata pe intreg teritoriul Uniunii Europene) sau internationala (cu efect in orice alte state, chiar non-UE, care se desemneaza, individual, in functie de nevoile de dezvoltare). Costurile si durata procedurilor de inregistrare variaza in primul rand in functie de intinderea protectiei - ne referim aici atat la intinderea geografica, cat si la categoriile de produse sau servicii care trebuie acoperite.