Luminita Roman, consultant la compania de resurse umane Aims, spune pentru startups.ro ca realizarea organigramei este necesara atunci cand se stabileste strategia de business si de resurse a umane a unei companii. Schema trebuie sa reflecte raporturile dintre posturi, structura de management, nivelul de autoritate, persoanele care raporteaza direct si posturile existente in structura, indiferent daca sunt ocupate sau nu.

In general, toate companiile au o organigrama, chiar daca uneori este una formala. In unele cazuri, o versiune simplificata a acestei scheme este chiar prezentata public pe site-ul firmei. Marius Dontu, General Manager la compania de consultanta in management Schultz Consulting, precizeaza pentru startups.ro ca printre firmele fara organigrama se numara cele mici si necompetitive.

Avantajele organigramei
Organigrama te ajuta sa ai o harta a posturilor companiei - sa precizezi fiecare functie, sa mentionezi responsabilii pe fiecare departament si sa arati locul fiecarui angajat in firma.

"Odata implementata, organigrama are beneficiul de a concretiza deciziile la nivel strategic, din punct de vedere al resurselor umane, intr-o o structura mai clara a pozitiilor si rolurilor in companie, precum si de a eficientiza procesul intern de comunicare", detaliaza Luminita Roman.

Organigrama ii ajuta pe noii angajati sa faca o prima identificare a pozitiei lor in cadrul companiei. Partenerii de afaceri vor intelege cu ce departamente vor interactiona. Iar investitorii si finantatorii pot vedea cat de complexa este firma, numarul nivelurilor ierarhice si daca exista sau nu unele functii si departamente.

“Organigrama este printre primele documente pe care un consultant sau investitor il studiaza despre o companie cu care va lucra, caci este usor de obtinut si se presupune ca este imediat disponibila”, subliniaza pentru startups.ro Adrian Bucica, Consultant la compania de consultanta Compass Consulting.

Fata de informatiile furnizate de organigrama, un set mai mare de date provine din stilul de management utilizat in companie, tipul de cultura organizationala, valorile firmei, maturitatea diverselor sisteme (planificarea financiara, managementul talentelor, procesele de inovatie, procesele de servire a clientilor), performantele companiei, analiza indicatorilor financiari, structura de produse si pozitionarea acestora pe piata. 

Cand iti faci organigrama
Marius Dontu spune ca, teoretic, organigrama poate fi facuta atunci cand exista mai mult de trei angajati, dar, practic, se face cand echipa este formata din mai mult de sase persoane. Adrian Bucica adauga faptul ca nevoia unei organizari mai clare se simte cand se ajunge la un minim de 15 - 20 de angajati si trebuie sa se stie exact ce rol are fiecare.

Companiile ar trebui sa aiba atat o organigrama actualizata, cat si variante care sa reflecte stadiile viitoare, in functie de strategia de business. De exemplu, la un moment dat, reprezentantii firmei pot decide sa externalizeze contabilitatea dar sa creeze un departament de analiza financiara.

“Din practica, primele organigrame <desenate> de companii sunt destul de simpliste, fara a se tine cont de o logica a departamentelor, grupate in functie de importanta lor si legaturile dintre ele, fara a exista un sistem de codificare al posturilor, corelat cu codificarea fiselor de post, fara a se tine cont de principii de alaturare a mai multor functii sub o singura <umbrela>, atunci cand ar fi indicat ca acelasi manager sa gestioneze doua - trei functii”, adauga Adrian Bucica.

In legislatia municii nu este prevazuta obligativitatea realizarii organigramei, insa aceasta este solicitata de institutiile publice cand se inregistreaza contractele colective de munca la nivel de unitate, in cazul intocmirii regulamentului de ordine interioara si in cazul unor controale specifice.

"De asemenea, organigrama este solicitata in anumite cazuri in care prevederile legii sunt restrictive si expres prevazute, cum ar fi cazul concedierii pentru motive care nu tin de situatia salariatului", completeaza Luminita Roman.

De exemplu, atunci cand postul este desfiintat din cauza problemelor economice, transformarilor tehnologice, reorganizarii activitatii unei companii sau altor motive (scaderea cifrei de afaceri, schimbarea sediului firmei, reducerea cheltuielilor cu angajatii).

"In aceste cazuri, angajatorul trebuie sa indeplineasca conditii legale stricte si dovedirea lor se face cu mai multe mijloace specifice, printre care si organigrama companiei", adauga Luminita Roman.

Pentru a avea relevanta, organigrama este modificata cand se reorganizeaza sau se restructureaza activitati si/sau departamente si functii.

“De exemplu, forta de vanzari poate fi organizata astfel incat un director sa raspunda de toti agentii din 10 - 12 zone din tara. Dar, datorita necesitatii de marire a echipei, se poate trece la o organizare cu un director care coordoneaza manageri de zona, care coordoneaza la randul lor agenti locali. Sau la o structura in care functia de vanzari se imparte pe doua - trei categorii de produse principale si pentru fiecare categorie exista un director de vanzari care va coordona agenti”, mentioneaza Adrian Bucica.

Daca se ia in calcul si realizarea analizei posturilor, Marius Dontu spune ca stabilirea organigramei pentru o firma cu zece angajati ar dura 20 de ore, iar schema pentru o companie cu 5.000 de angajati poate dura si trei luni.

Cum faci structura
Organigrama se face dupa o analiza a activitatilor, a posturilor, a fluxului informational si a fluxului operational. Structura ar trebui sa se concretizeze in urma unei decizii de business precum infiintarea unei firme, modificarea obiectului principal de activitate, restrangerea activitatii, concedirea unor oameni.

Schema se face si in functie de structura companiei: functionala (functii clar definite si responsabilitate ierarhica: financiar, vanzari, logistica etc), de proiect (specifica in domeniul serviciilor profesionale, dezvoltatorilor IT, firmelor de proiectare) si matriceala (fiecare persoana este responsabila atat ierarhic – managerul per functie, cat si transversal - managerul de proiect sau managerul de produs).

Pe langa organigrama, companiile ar trebui sa aiba si fise de post, regulamente interne, dar si procese, proceduri si sisteme bine definite si implementate in practica. Organigrama si fisa de post transmit dimensiunea "pe verticala" a unei organizatii. Pentru a functiona si a se dezvolta la parametri optimi, o companie are nevoie sa lucreze si cu procese si proiecte.

“Fara o utilizare a managementului de proiect este foarte dificil sau imposibil sa implementezi un sistem ERP, sa implementezi un proiect de extindere nationala / regionala sau sa lansezi un nou produs, de la cercetare pana la lansarea efectiva pe piata”, adauga Adrian Bucica.

Organigrama este conturata de managmentul companiei impreuna cu directorul de resurse umane si sefii de departamente. Apoi, departamentul de resurse umane o aduce la cunostinta angajatilor si o pune in aplicare.

Marius Dontu spune ca acest mix de persoane care realizeaza organigrama este necesar in cauza ca sefii de departamente si managerul de resurse umane tind sa nu fie obiectivi. Ei isi doresc un loc cat mai sus in organigrama si vor sa conduca un numar mare de posturi, sectiuni sau departamente.

Ce probleme pot sa apara
Probleme cu organigrama pot sa aiba firmele care nu au implementata o structura in concordanta cu realitatile mediului lor intern (realitatea formala, cand raporturile din cadrul organizatiei sunt diferite de cele “asternute pe foi”; realitatea informala, cea care nu este concretizata intr-un document).

Marius Dontu spune ca in acest caz apar conflicte, lipsa de colaborare, subminarea autoritatii si fisele de post redactate incorect. In plus, necunoasterea locului angajatului in organizatie poate crea confuzie, lipsa de implicare in anumite sarcini, realizarea unor sarcini care nu tin de competenta angajatului si suprapunerea sarcinilor, daca nu exista comunicare interna.

Redactor: Alina Botezatu

Un material startups.ro Toate drepturile rezervate.