Inca din primii ani de activitate, compania de consultanta Pallas a avut in strategia de dezvoltare subinchirierea unei parti din birou catre alte firme. Cristian Bizau, Managing Partner la Pallas, spune ca primele subinchirieri au fost facute inca din anii 2005 - 2006 si au continuat, chiar daca firma s-a mutat intr-un sediu nou. Iar el le recomanda antreprenorilor aflati la inceput sa apeleze la subinchiriere.

In ultimele luni, si Marian Manolache, General Manager la compania de consultanta in resurse umane Skill Team, a inceput sa le recomande companiilor sa isi subinchirieze o parte din spatiu sau sa accepte sa se mute intr-un birou subinchiriat, din cauza contextului financiar din piata.

"Este un fel de <reanimare> a fiecarei afacerii pe aceasta perioada de criza, atat pentru firmele mari, cat si pentru cele mici. Unele companii mari isi restrang activitatea si raman cu suprafete libere, iar cele mici nici nu isi permit sa achite nici chiria si cheltuielile pentru un apartament", spune pentru startups.ro Marian Manolache.

Pana in prezent, Skill Team a ajutat la formarea a patru birouri subinchiriate: doua la Bucuresti (unul cu o suprafata de 300 mp si altul de 1.000 mp), unul la Brasov si un al patrulea care va fi inaugurat in curand la Constanta. Insa, Marian Manolache spune ca multe alte companii si-au aratat interesul de a subinchiria sau de a oferi astfel de birouri.

"Este greu de estimat, aproape imposibil, cat reprezinta subinchirierile din piata de birouri din Bucuresti. Ne asteptam ca numarul subinchirierilor sa mai creasca in perioada urmatoare, sa se dubleze sau chiar mai mult", completeaza Mirela Raicu, Partner la compania de consultanta imobiliara Esop.

Ce companii cauta birouri pentru subinchiriere
De la multinationale si pana la firme locale, tot mai multe au inceput sa opereze in regim de subinchiriere. Domeniile de activitate ale companiilor care aleg aceasta solutie sunt variate, de la institutii bancare la firme din domeniul serviciilor.

"De remarcat totusi faptul ca la subinchiriere recurg de regula chiriasii prinsi intr-un contract ferm, pentru ca cei care au o mai mare flexibilitate si pot iesi din contract, deseori aleg varianta relocarii intr-un spatiu mai mic", mai spune Mirela Raicu.

Dragos Radu, Research Analyst in cadrul departamentului de Research al companiei de consultanta imobiliara BNP Paribas Real Estate, spune ca cele mai importante criterii de eligibilitate pentru companiile care vor subinchiria spatii de birouri sunt solvabilitatea si renumele chiriasului in domeniul sau de activitate.

"Pentru noi a devenit importanta si sinergia creata cu afacerile subchiriasilor. Nu am cautat companii, ci persoane in care sa am incredere si prietenii lor apropiati, adica cei pentru care isi pun obrazul", argumenteaza Cristian Bizau.

Astfel, in vila din care Pallas ocupa 60% din spatiu, mai sunt trei cabinete de avocatura, o firma de recrutare si una care ofera servicii de fax prin e-mail.

"Conditiile in care pot sa stea in acelasi spatiu mai multe companii sunt: accesul separat, grupuri sanitare separate, cat si separarea utilitatilor", spune Dragos Radu.

Pentru subinchirierea spatiului, firma chirias trebuie sa aiba acordul proprietarului. Clauzele de subinchiriere precizeaza de regula faptul ca persoana sau firma care a inchiriat spatiul are dreptul de a-l subinchiria sau cesiona, cu acordul prealabil scris al proprietarului, accord care nu va fi refuzat sau intarziat in mod nejustificat.

"Totusi, chiar si daca aceasta clauza nu exista, credem ca proprietarii vor fi cooperanti cu chiriasii lor in a le acorda acest drept in momentele acestea si vor sprijini si ei companiile in demersurile de subinchiriere", spune Mirela Raicu.

Proprietarul poate obiecta in situatia in care inchirierea ar viza schimbarea destinatiei spatiului (exemplu: trasformarea birourilor in magazin sau centru de fitness). Chiriasii insa cunosc acest aspect inca de la momentul semnarii contractului si nu se ajunge la astfel de situatii.

"Daca subinchirierea se face in vederea stabilirii sediului social sau a unui sediu secundar al unei alte societati, aceasta va fi posibila daca spatiul permite functionarea mai multor societati (are incaperi diferite) sau daca cele doua societati au cel putin un asociat comun", precizeaza Valentin Creata, Partner la casa de avocatura Popovici Nitu & Asociatii.

Care sunt avantajele subinchirierii
Reducerea costurilor, prin impartirea acestora, este principalul motiv al companiilor interesate de subinchiriere, atat pentru cele care ofera, cat si pentru cele care solicita astfel de spatii.

"Am impartit inclusiv cheluielile de amenajare si comisionul agentului imobiliar care s-a ocupat de inchiriere", spune Cristian Bizau.

Companiile care impart acelasi spatiu folosesc in comun receptia, salile de sedinta, zona de protocol si bucataria.

"Un alt avantaj este schimbul de clienti pe care il facem intre noi", adauga Cristian Bizau.

De asemenea, subinchirierea biroului ofera si posibilitatea externalizarii mai simple a unora dintre activitati.

"Daca in acelasi loc exista si o firma de contabilitate si una de IT, o a treia companie poate apela direct la resursele lor, pentru a-si acoperi aceste departamente", detaliaza Mihai Manolache.

Firmele aleg solutia si pentru posibilitatea de extindere, acesta fiind si motivul principal pentru care Pallas a oferit birouri spre subinchiriere. Initial, compania avea numai avantajul ca folosea in mod optim spatiile comune.

“Extinderea <comunitatii> este un alt avantaj. De exemplu, cand organizam petreceri, invitam si firmele mai mici, care astfel au senzatia ca fac parte dintr-un grup mai mare", mai spune Cristian Bizau.

Companiile care ofera spatii reduc si din costurile de amenajare si din timp, daca s-ar muta in fiecare an.

"Pentru noi, un alt avantaj este cel de imagine, pentru ca ne permitem sa stam intr-o vila”, completeaza Cristian Bizau.

Firmele care cauta astfel de birouri au avantajul ca pot beneficia de servicii pe care nu si le-ar permite: secretariat, securitate si serviciu IT. Catalina Jigman, Head of Commercial Department la compania de consultanta imobiliara CB Richard Ellis Eurisko, spune ca printre avantajele companiilor - subchirias se numara faptul ca primesc spatiul amenajat, incheie contracte pe perioada mai scurta si nu sunt nevoite sa plateasca garantii.

Companiile care accepta sa stea intr-un spatiu subinchiriat pot fi avantajate si de chiriile mai mici, in conditiile in care contractele firmei chirias au fost incheiate cand piata avea chirii inferioare celor actuale sau pentru ca a preinchiriat spatiul si a preluat suprafete mari.

"De regula, subinchirierile apar in cladiri in care proprietarii nu mai au spatii disponibile, pentru ca inchirierea lor s-a finalizat intr-un anumit moment din trecut. Este deci posibil ca in astfel de momente si prin intermediul subinchirierilor sa se patrunda in cadrul unor proiecte care altfel nu ar mai fi fost disponibile pe piata", mai spune Mirela Raicu.

Care sunt dezavantajele subinchirierii
Companiile care isi ofera biroul spre subinchiriere sunt dezavantajate de faptul ca au o sarcina administrativa in plus pentru facturarea si explicarea cotelor la utilitati, precum si pentru sprijinirea subchiriasului pe langa proprietarul cladirii, atunci cand apar probleme.

"Un dezavantaj in a-ti inchiria o parte din birou este ca in cazul in care apar pagube, proprietarul executa garantia chiriasului si nu a subchiriasului", mai spune Catalina Jigman.

Alte dificultati care apar sunt legate de amenajarea spatiului - mobilier, cablaje, jaluzele si sistemul IT, astfel incat fiecare companie sa beneficieze de acestea in mod proportional.

Conflictele in programarea orelor de utilizare a salilor pentru intalniri reprezinta o alta problema. Iar contractul de subinchiriere este uneori mai lung si mai detaliat decat cel de inchiriere.

Costurile subinchirierii
Chiria companiei care subinchiriaza este, de cele mai multe ori, egala cu a firmei - chirias. In Bucuresti, chiriile variaza intre 13 euro - 18 euro/mp/luna, in functie de suprafata, zona si perioada inchirierii, potrivit Esop.

"Procentul de scadere a chiriilor este de aproximativ 25%, fata de acum sase luni. Este posibil sa se mai inregistreze in continuare anumite scaderi, dar nu atat de mari. Probabil chiriile se vor stabiliza la un nivel inferior cu 30% - 35%, fata de nivelul chiriilor de acum sase luni", mai spune Mirela Raicu.

Pe langa chirie, plata utilitatilor este transparenta si repartizata proportional pentru fiecare companie, in functie de cat consuma.

"Ca regula generala, nu exista taxe sau costuri suplimentare ce trebuie platite de societate in vederea sau ca urmare a subinchirierii. Veniturile obtinute din subinchiriere vor fi luate in calcul, impreuna cu celelalte venituri ale societatii, la stabilirea profitului impozabil sau a impozitului pe venit, dupa caz", mai spune Valentin Creata.

Cladirile cu birouri subinchiriate
Companiile care ofera spatii incheie contracte ferme, de regula in cladiri de clasa superioara (de clasa A sau B plus), recent construite, aflate fie in zonele centrale, fie in cele semicentrale.

"Subinchirierile aduc pe piata spatii cu un anumit profil de chirie si calitate. Ele sunt alese in functie de preferintele fiecarei companii. Ce este poate un pic mai aparte este faptul ca trebuie sa fie companii care accepta perioade mai reduse de contract", adauga Mirela Raicu.

Perioada de subinchiriere este de trei luni, pana la maxim cinci ani, insa cele mai multe au un termen de unul - doi ani. Mirela Raicu precizeaza ca unele companii accepta chiar si perioade mai mari, daca acest lucru este absolut necesar pentru securizarea unui chirias.

"In cele mai multe cazuri, companiile doresc sa subinchirieze spatii de buna calitate cu toate facilitatile (de exemplu, propriile locuri de parcare si grupuri sanitare), in special in business parcuri", mai spune Dragos Radu.

Suprafetele solicitate pentru subinchiriere sunt de maxim 1.000 mp. Cele mai cautate suprafete pentru inchiriere sunt cele cuprinse intre 100mp si 800 mp, potrivit consultantilor imobiliari.

Redactor: Alina Botezatu

Un material startups.ro. Toate drepturile rezervate.