De-a lungul timpului, activitatea de zi cu zi a unei companii poate ajunge sa genereze un numar semnificativ de facturi, chitante, documente, pe care trebuie sa le pastrezi, sa le arhivezi.

“Si, de cele mai multe ori, le pastrezi doar pentru ca ai nevoie de datele continute de acel document, nu de documentul in sine”, spune, pentru startups.ro, Cyril Crichton, Business Development Manager la Kepler BPO.

Pentru ca sortarea, indosarierea sau arhivarea facturilor consuma timp si bani, solutia folosita de unele dintre companii romanesti este cea a programelor de management al documentelor.

Pe piata autohtona exista mai multe companii care ofera servicii de management al documentelor. Fie ca este vorba de facturi, chitante sau alte documente, acestea sunt sortate si arhivate, iar informatiile sunt salvate in format electronic.

Solutia este preferata, mai ales ca arhivarea in format electronic iti economiste timp. Astfel, atunci cand ai nevoie de datele continute de o factura, nu trebuie sa cauti prin dosarele din cateva cutii prafuite, ci gasesti tot ce ai nevoie, la un click distanta, pe monitorul calculatorului din fata ta. In plus, nici nu trebuie sa platesti personal suplimentar care sa se ocupe de gestionarea si arhivarea actelor.

Inregistrarea facturilor in contabilitate, fara a plati un contabil
Pe langa serviciile de management al documentelor deja existente in Romania, luna aceasta s-a lansat pe piata autohtona un program care inregistreaza datele si din punct de vedere contabil. Astfel, companiile nu mai au nevoie de un angajat care sa se ocupe de contabilitatea primara, pentru ca functia acestuia este integrata in serviciul oferit.

Facturile electronice livrate sunt compatibile cu sistemul contabil al clientului, care le poate introduce direct in contabilitatea sa. Compatibilitatea fiscala a datelor din facturi este asigurata de faptul ca, inainte de a ajunge la client, acestea sunt verificate de catre un specialist contabil.

Programul a fost lansat de Kepler BPO, filiala de Business Process Outsourcing a firmei romanesti Kepler. Serviciul de dematerializare (nred. inregistrare in format electronic) a facturilor furnizor functioneaza deja in cadrul cateorva companii autohtone, inca de la inceputul acestui an. Lansarea a avut loc anul acesta, dupa ce, in 2007, Kepler BPO a folosit un soft asemanator pentru dematerializarea a mai mult de jumatate de milion de contracte din programul fondurilor de pensii.

“Serviciul este aplicabil atat in cazul companiilor medii, cat si in cel al firmelor mari, in special, al celor din domenii unde sunt  multe facturi de procesat si multi furnizori, cum este cazul in comert”, spune Crichton.

Dupa procesarea facturii, clientii primesc o baza de date structurata, in format electronic, care poate fi importata direct in sistemul contabil al companiei, precum si imaginile scanate si organizate ale facturilor, pentru aprobarea electronica sau arhivare.

“In format fizic, in cadrul companiei noastre, o factura trece prin opt maini, pana cand sunt procesate toate datele, iar documentul este indosariat si arhivat”, spune Crichton.

Care sunt avantajele dematerializarii facturilor
Pentru ca firmele client primesc facturile in format electronic, timpul pierdut cu procesarea acestora se reduce semnificativ. In cazul adoptarii acestui serviciu, ROI-ul (Return On Investment) tangibil variaza intre 8% si 52%. Tariful pe care il percepe Kepler BPO pentru procesarea unei facturi este intre 70 eurocenti si 1 euro. Dar beneficiile semnificative nu apar decat in cazul volumelor mari, de peste 100 de facturi lunar.

Unul dintre principalele avantaje este eliminarea sarcinilor administrative la nivelul departamentului de contabilitate: introducerea datelor si manipularea hartiilor (primirea, copierea, arhivarea, cautarea, etc.). De asemenea, scade riscul de plata multipla sau intarziere si consecintele acestora: pierderea increderii furnizorilor, penalizari sau urmari judiciare. Creste viteza, precizia si eficienta procesarii facturilor, iar realitatea din afacere este reflectata prin inregistrarea din timp a datoriilor catre furnizori.

“Clientii au si avantaje intangibile, cum ar fi reducerea sarcinilor administrative ale departamentului operational, abilitatea de a urmari performantele vanzatorilor sau de a fi 100% compatibil cu legislatia fiscala”, spune Cyril Crichton.

Conform unui studiu efectuat de International Accounts Payable Professionals (IAPP),  costul mediu pentru a procesa manual o factura este de 8 euro pe factura. Un procent de 70% din toate costurile de procesare ale facturilor reprezinta manipularea documentelor si procesele de introducere a datelor. Aceste costuri pot creste dramatic, daca apare o problema.

Insa, reprezentantul Kepler BPO spune ca, din pacate, in Romania, cei mai multi dintre furnizori nu sunt pregatiti pentru a trimite facturi in format electronic si foarte multe facturi sunt inca scrise de mana. Asta inseamna ca, deocamdata, acest proces nu poate fi complet automatizat ca mod de colaborare intre companii si furnizori, fiind necesara interventia unei persoane care sa inregistreze in format electronic informatiile continute de facturile respective.

Un material startups.ro. Toate drepturile rezervate.