"In situatii de criza, se recomanda o reesalonare a platii facturilor si o alianta intre cele doua organizatii. Intr-o astfel de perioada este mai greu pentru o firma sa isi vanda creditul unei companii de recuperare a creditelor. De asemenea, recuperarea datoriilor se poate obtine mai bine prin negociere", spune pentru startups.ro Virgil Popa, Directorul Departamentului Economic ECR (Efficient Consumer Response) de la Universitatea Valahia din Targoviste.

Masurile luate impotriva firmei datorinice tin cont si de fluxul de numerar al companiei care solicita plata si de cel al companiei debitoare. Iar modul in care se face reesalonarea depinde de valoarea facturii si de cat reprezinta firma debitoare din afacerea celeilalte companii.

"Daca firma restanta este unul dintre clientii importanti, care furnizeaza intre 15% si 20% dintre produse, atunci este cu atat mai mult necesar sa se adopte reesalonarea", subliniaza Virgil Popa.

Reesalonarea platii facturilor este preferata si pentru ca, in cazul declansarii procedurii de faliment, companiile care solicita recuperarea sumelor facturate restante sunt printre ultimele in ordinea recuperarii creantelor.

"In prezent, este evident ca firmele creditoare opteaza mai mult pentru faza amiabila de colectare a facturilor, deoarece costurile de timp si bani sunt mult mai mici decat in cea judiciara. De asemenea, in faza amiabila ai sanse mai mari sa negociezi cu debitorul si sa obtii o esalonare de plata pe o perioda de timp mai scurta", spune pentru startups.ro Constantin Coman, Debt Collection & Legal Manager la compania de management a riscului comercial Coface Romania.

Procedura amiabila de recuperare a restantelor
Faza amiabila de recuperare a unei facturi este prima etapa din acest proces. Aceasta se desfasoara prin intermediul firmelor de colectare a creantelor sau prin departmentul financiar si cel de contabilitate al companiei. In etapa amiabila se fac notificari scrise, vizite, intalniri cu debitorii si se identifica informatii noi despre debitor.

"In fiecare luna de colectare se trimite o notificare, se fac cel putin patru contacte telefonice cu debitorul, iar dupa prima luna se face si o vizita la debitor, in cazul in care nu exista o rezolutie pozitiva in dosar", spune Constantin Coman.

Avantajele recuperarii pe cale amiabila sunt costurile mici pentru preluarea cazului, aplicarea numai pentru suma recuperata a comisionului de succes si stabilirea de comun acord cu creditorul a altor conditii de rezolvare (exemplu: compensarea). De asemenea, in recuperarea pe cale amiabila exista flexibilitate in stabilirea modalitatilor de recuperare (termene de plata convenabile partilor, esalonari de plata sau rambursarea marfii).

"Printre avantajele recuperarii creantelor pe cale amiabila se numara evitarea caii judiciare de recuperare (extrem de greoaie, cu costuri mari) si scurtarea termenelor de recuperare", completeaza pentru startups.ro Mihaela Mititelu, Presedintele companiei de recuperare a creantelor Creditreform Romania.

Procedura pe cale legala
Dupa finalizarea fara succes a procedurilor de recuperare pe cale amiabila, incep procedurile legale de recuperare a facturilor restante, care depind de modul in care se va face plata. Daca factura este platita de beneficiar prin ordin de plata, procedura legala consta in somatia de plata catre beneficiar.

"Pentru aceasta procedura se apleaza la un consilier juridic sau un cabinet de avocatura", spune pentru startups.ro Valentin Chirca, CEO la firma de factoring Compania de Factoring.  

In cazul in care factura se plateste la termenul de plata prin bilet la ordin, atunci se va executa acest instrument prin executor judecatoresc.
Modalitatiile utilizate in procedura de colectare judiciara sunt somatia de plata, solicitarea insolventei, actiunea in pretentii, calea arbitrala si executarea silita a biletului la ordin sau a cec-urilor.

Sume de recuperat
Nu exista o suma minima de la care sa inceapa procedurile de colectare, aceasta valoare variind in functie de marimea firmei creditoare, politica de management al riscului a companiei careia ii este datoare si de vechimea colaborarii dintre cele doua.

Valentin Chirca spune ca, in general, companiile vor sa recupereze facturile care reprezinta peste 1% din volumul de vanzari.

"O externalizare catre o agentie de colectare s-ar putea face pentru creante de peste 3.000 de lei", detaliza Constantin Coman.

Mihaela Mititelu adauga faptul ca din ultima decada a anului trecut, s-a observat o scadere a valorii datoriilor pentru care se solicita colectarea, solicitarile incepand de la valori de cateva sute de euro.

In prezent, companiile cu cele mai mari dificultati in recuperarea facturilor sunt cele din constructii. Alte domenii afectate sunt IT-ul, auto, distributia, logistica, textilele si transporturile.

"In cadrul procedurilor de recuperare a creantelor s-au putut identifica, inca de la sfarsitul anului 2008, blocaje financiare ale debitorilor cauzate de problemele de lichiditate coroborate cu inasprirea conditiilor de creditare. Criza economica va spori numarul cazurilor de recuperare de debite in randul intreprinderilor mici si mijlocii", mai spune Mihaela Mititelu.

De regula, companiile de recuperare a creantelor primesc facturile spre colectare de la 30 de zile intarziere de la data scadentei, insa unele facturi ajung la acestia si dupa 6 - 12 luni.

“Pentru creantele externalizate catre noi dupa 30 - 60 zile de la data scadentei, rata de succes poata ajunge pana la 85%, iar pentru cele mai vechi de un an, rata de succes poate scadea la 30%", adauga Constantin Coman.

Inainte de a prelua un dosar, companiile de recuperare a platilor verifica daca firma debitoare mai exista si nu se afla in lichidare sau faliment.

Documentele necesare
Pentru a recupera o factura, este nevoie de o copie a facturii semnata “conform cu originalul”, o copie a contractului comercial semnat “conform cu originalul” sau comanda in baza careia a fost emisa factura sau biletul la ordin refuzat la plata, in original, daca este cazul.

"Factura trebuie sa fi fost acceptata la plata, respectiv semnata si stampilata de beneficiar, sau procesul verbal de receptie sau alta modalitate stabilita prin contractul comercial", mentioneaza Valentin Chirca.

In cazul in care nu exista factura, pot fi utilizate comenzile ferme ale debitorului, documentele de transport, avizele de insotire a marfii si corespondenta dintre cele doua parti.

Perioada de timp
De obicei, colectarea amiabila incepe la scadenta facturii sau cu tre- - cinci zile inainte de scadenta, iar colectarea legala la cel putin la 30 zile de la scadenta, dupa ce s-au epuizat toate procedurile amiabile posibile.

"Din ce in ce mai multe companii creditoare transmit dosarele de recuperare debite catre agentiile de colectare cu intarzieri de plata mai mici de 90 de zile", precizeaza Mihaela Mititelu.

De asemenea, in prezent, companiile prefera sa intarzie procedurile de executare a unei facturi. Recuperarea amiabila dureaza intre una si patru luni, iar demersul legal, in medie, intre 4 si 6 luni.

"In cazul unei somatii de plata, durata procedurii poate fi de maxim opt luni, in timp ce pentru o actiune in pretentii se poate ajunge si la doi ani, iar procedura de insolventa se poate deschide in trei luni de la data scadentei", detaliaza Constantin Coman.

In cazul unei insolvente, pentru recuperarea facturii se poate ajunge si pana la trei ani, pana cand procedura este inchisa si firma lichidata.
Cea mai scurta procedura este cea arbitrala, pentru ca in sase luni se poate obtine o sentinta definitiva importiva debitorului.

"O creanta se prescrie dupa trei ani de zile, daca creditorul nu si-a manifestat dreptul de a-si recupera banii prin actiune in instanta, nu a obtinut o plata partiala sau o recunoastere a creantei din partea debitorului", mai spune Constantin Coman.

Costurile
Daca se apeleaza la o firma de specialitate pentru recuperarea facturilor, costurile sunt intre 3% si 12% din suma recuperata, in functie de vechimea creantelor si de suma. Acest procent se aplica la suma colectata si confirmata de creditor si se plateste in momentul recuperarii.

"Daca se recupereaza prin resurse interne, costul este mai redus, dar si eficienta de recuperare mai mica", adauga Valentin Chirca.

In faza juridica, acestor costuri li se adauga taxele de timbru si onorariile avocatilor.

Redactor: Alina Botezatu

Un material startups.ro. Toate drepturile rezervate.