"Indicatorii financiari se masoara, de obicei, lunar, in timp ce indicatorii legati de clienti, procese si capital intelectual se masoara trimestrial sau, uneori, bianual, cum ar fi KPIs de genul satisfactia angajatilor, satisfactia clientilor sau gradul de angajament. Acest lucru se datoreaza si faptului ca, in general, eforturile pentru colectarea datelor unor astfel de KPIs pot implica, in functie de marimea si profilul organizatiei, eforturi substantiale", detaliaza Adrian Brudan.

Conform studiului "Managementul performantei in Romania 2011" realizat de Acumen, atat strategic, cat si operational, raportarile cele mai frecvente sunt cele lunare respectiv trimestriale, ambele cu procente in jurul valorii de 25% din totalul respondentilor. Frecventa in analiza si raportarea rezultatelor de performanta pe baza datelor masurate de fiecare KPI depinde de nivelul organizational, potrivit Acumen. Studiul citat a fost realizat online, pe 258 de respondenti, in perioada iulie - septembrie 2011. (Citeste aici mai multe despre modul in care folosesc companiile din Romania indicatorii cheie de performanta.)

"Monitorizarea KPIs depinde foarte mult de ritmul afacerii. Intr-o companie FMCG monitorizarea indicatorilor de vanzari poate fi zilnica, uneori la nivelul orelor, saptamanala, lunara si, evident, pe celelalte intervale mai mari. Intr-o companie de productie ritmul monitorizarii este desigur mai lent, depinzand de ciclul de productie. Cele mai uzuale analize si raportari sunt insa cele lunare, trimestriale, semestriale si anuale. La nivel individual, incadrarea in indicatorii de performanta se monitorizeaza prin intalnirile de setare a obiectivelor, evaluare a performantei si/sau revizuire a performantei bianuale", precizeaza Madi Radulescu, Managing Partner la MMM Consulting.

Mihai Stoica, Managing Partner la Humans, spune ca frecventa masurarii KPIs este stabilita de managementul companiei.

"Daca ne referim la masurarea gradului de satisfactie a clientilor, masurarea se poate face lunar, insa sunt departamente in care masurarea performantei prin intermediul KPIs se face trimestrial. Pentru o utilizare <sanatoasa> a KPIs in companie, sistemul ar trebui integrat la toate nivelurile ierarhice", adauga Mihai Stoica.

Madi Radulescu adauga faptul ca in companiile multinationale sunt sisteme integrate combinand diverse module de monitorizare din domeniul financiar, productie, resurse umane sau sunt companii care abia in ultima vreme au inceput proiectarea unui sistem de management al performantei pe baza de indicatori.

"Este esentiala intalnirea de monitorizare a performantelor cu fiecare angajat pentru a transforma ideea de masurare si evaluare a performantei dintr-un proces bazat doar pe cifre in proces calitativ, orientat spre progres la nivelul comportamental al individului. Companiile din tara noastra folosesc KPIs la toate nivelurile, cele care au sisteme integrate pana la nivel individual, cele care au sisteme incipiente sau in stadiul initial de dezvoltare, pana la nivel de echipa/departament", detaliaza Madi Radulescu.

Cum isi selecteaza companiile din Romania indicatorii de performanta
Adrian Brudan precizeaza ca nu se poate discuta despre o abordare diferita din punct de vedere al procesului de selectare si stabilire a KPIs in organizatiile din Romania fata de organizatiile din alte tari, ci, mai degraba, se poate discuta despre abordari diferite in ceea ce priveste procesul de selectie si stabilirea KPIs din perspectiva gradului de maturitate al capabilitatilor de management al performantei la nivel organizational.

"In general, in companiile cu o abordare ad-hoc, ceea ce inseamna ca gradul de intelegere asupra managementului performantei este unul incipient, KPIs sunt stabiliti in cele mai multe cazuri in mod izolat si de catre echipele de executivi, fara consultarea tertelor parti direct implicate in proces. Ulterior, in multe situatii, acesti KPIs sunt impusi pentru a fi monitorizati in intreaga organizatie. Aceasta este insa o abordare nesanatoasa si nerecomandata", adauga Adrian Brudan.

El spune ca, in mod ideal, procesul de selectie a KPIs ar trebui sa ia in considerare opiniile si expertiza tuturor celor care influenteaza direct activitatile unei organizatii: angajatii din prima linie, manageri, actionari, clienti si furnizori.

"Este recomandat ca acest proces de stabilire a KPIs sa aiba loc in cadrul unor workshop-uri organizate intern, urmand ca ulterior stabilirii indicatorilor acestia sa fie aprobati de catre architectul sistemului de management al performantei si de catre echipa de executivi responsabila", detaliaza Adrian Brudan.

Madi Radulescu mentioneaza ca, in general, indicatorii de performanta sunt stabiliti in asa fel incat sa raspunda nevoii de analiza si de decizie pentru board-ul/consiliul/ omitetul director, iar, in functie de preferinta acestora, de preocuparea lor si de nivelul de cunoastere al lucrului pe baza de indicatori de performanta, in diferite companii se regasesc diferite seturi preponderente de indicatori.

"O companie condusa in principal pe baza de indicatori financiari va avea desigur indicatori stabiliti in mod special de directorul general, directorul financiar, eventual, directorul de vanzari, cu raportare la actionari. O companie din domeniul serviciilor se va implica, probabil, mai mult in setarea indicatorilor de performanta, alaturi de cei de mai sus, si pe directorul de resurse umane, operatiuni sau directorul de relatii cu clientii", detaliaza Madi Radulescu.

Ea adauga faptul ca intr-o companie de productie, este de asteptat ca setul principal de indicatori cheie de performanta sa fie stabilit in mod special de directorul general, directorul de productie, directorul de calitate, eventual, si de directorul de achizitii pentru eficientizarea costurilor la materii prime.
 

Un material startups.ro. Toate drepturile rezervate.