Chiar daca trecem printr-o criza economica, bugetul se construieste ca in orice alta perioada, insa difera atentia acordata unor factori externi si interni ce pot influenta afacerea.

"Diferentele (n. red. - in procesul de construire a bugetului) pot fi de nivel calitativ: Cat de multa atentie acordam bugetului? Care este nivelul de detaliere pe care ni-l dorim? Cata acuratete au estimarile noastre? Cat de des facem analize pe baza bugetului initial? Cat de atent suntem inclinati sa monitorizam cheltuielile in perioadele de afluenta financiara, de inflorire a activitatii, versus perioadele de blocaj financiar?", spune pentru startups.ro Irina Panzaru, Senior trainer si consultant la Kepner-Tregoe.

Ea adauga faptul ca elementele din buget la care ar trebui sa fie mai atenti in prezent oamenii de afaceri sunt sursele de informatii si procesele analitice din spatele proiectiilor financiare.

Horatiu Beceriu, specialist in restructurare strategica si operationala la Beceria, spune pentru startups.ro ca elementele la care managerii ar trebui sa fie mai atenti cand fac bugetul sunt managementul fluxului de numerar, costurile operationale (in special cele fixe si mai ales daca nu a fost facuta pana acum o restructurare/eficientizare operationala) si costurile de promovare (diferenta o fac actiunile originale, bine targetate, nu bugetele mari).

Pe ce sa iti bazezi bugetul
"In esenta, bugetul este o reflectare financiara a planurilor operationale ale companiei si raspunde, printre altele, la cele mai importante intrebari: Cati bani (vrem sa) cheltuim? Ce venituri (vom avea) avem? Ce sume de bani vom avea pentru investitii?. In aceasta lumina, bugetul trebuie sa reflecte fidel obiectivele afacerii (pentru o perioada data) si poate fi folosit ca instrument de monitorizare si control al activitatilor. Este important sa fie inteles in dinamica, nu ca un instrument static. In absenta intelegerii scopului si utilitatii bugetului, construirea sa este perceputa ca un efort suplimentar inutil", explica Irina Panzaru.

Anda Racsa, Manager General la ABC Training Consulting, spune pentru startups.ro ca pentru a elabora bugetele firmei trebuie sa existe urmatoarele "ipoteze de lucru":

- care este situatia actuala a firmei pe piata? (vanzarile sunt in scadere/stagnare/crestere?; disponibilitatile banesti sunt suficiente/insuficiente pentru continuarea activitatii firmei?)

- care sunt oportunitatile si riscurile afacerii, care sunt punctele tari si punctele slabe ale firmei? (au fost/nu au fost restructurate componentele comerciale ale firmei - produse si servicii, preturi de vanzare, canale de distributie - in acord cu tendintele de consum si puterea de cumparare a clientilor?; au fost/nu au fost restructurate activitatile firmei, astfel incat sa se optimizeze costurile si sa se creeze premise pentru practicarea unor reduceri de preturi sau sa produca plusvaloare pentru clientii firmei (de exemplu, servicii post-vanzare)?; care sunt elementele de diferentiere ale firmei fata de concurenta?; care sunt avantajele/riscurile pe piata comparativ cu concurenta?; cum sunt valorificate avantajele/cum sunt gestionate riscurile?)

- care sunt obiectivele si strategiile de afaceri ale firmei pe termen scurt/mediu/lung? (care sunt scenariile alternative privind vanzarile firmei: pesimist/moderat/optimist?; care sunt produsele si serviciile care se iau in considerare la estimarea vanzarilor?; cine sunt clientii? care este "profilul consumatorului"? care este puterea de cumparare?; cine sunt furnizorii si cum se face aprovizionarea? unde se face stocarea? care sunt canalele de distributie si cum se realizeaza vanzarea?; personalul angajat este suficient de bine pregatit profesional ca sa inteleaga obiectivele firmei si motivat astfel incat sa se implice activ in realizarea acestor obiective, conform strategiilor de business ale firmei?)

"Daca nu luam in considerare toate aceste elemente de baza pentru fundamentarea bugetului economico-financiar al unei afaceri, atunci vom obtine doar un buget matematic al unei firme, fara o poveste, un scenariu de business in spatele acestor cifre. In aceasta situatie, bugetul nu este privit ca un instrument de management al afacerii, ci doar ca un instrument de lucru al departamentului financiar - contabil, prin care se compara realizarile cu estimarile financiare, pentru diverse perioade bugetate", explica Anda Racsa.

Astfel, bugetele fundamentate pe premise economico - financiare sunt instrumente de management financiar al afacerii, care sintetizeaza obiectivele si strategiile de business ale firmei in patru elemente - cheie: cifra de afaceri, profitul, necesarul de finantare si sursele de finantare.

Pentru a fi utile, bugetele ar trebui construite pornind de la obiectivele afacerii si de la constrangerile si/sau limitarile cu care se confrunta compania.

"In perioadele mai dificile, este nevoie de un grad cat mai mare de acuratete in analizarea fluxurilor de venituri si cheltuieli; de cresterea calitatii deciziilor si de un proces riguros de abordare a problemelor si oportunitatilor potentiale cu care s-ar putea <intalni> afacerea. Pe scurt, cat mai atent si mai realist", explica Irina Panzaru.

Ce factori se iau in calcul la realizarea bugetului
Irina Panzaru spune ca cei mai importanti factori de care trebuie sa se tina cont in realizarea bugetului sunt o evaluare corecta a situatiei actuale (in absenta careia planurile pot sa nu aiba un fundament pragmatic) si a conditiilor viitoare, apoi o buna intelegere a presupunerilor facute de antreprenor si de clienti si furnizori, si, nu in ultimul rand, flexibilitate, viteza de reactie si adaptabilitate.

Horatio Beceriu adauga faptul ca, acum si mereu, orice exercitiu de bugetare trebuie sa tina cont de trei factori: macroeconomici (inflatia, cursul si dobanda), microeconomici si declaratia profit si pierderi. Pentru stabilirea factorilor macroeconomici trebuie urmarite Banca Nationala a Romaniei si, anul acesta, Guvernul.

"Indicatorii macroeconomici nu mai pot sta, ca de obicei, la baza intocmirii bugetului pentru anul acesta - cel putin in tara noastra, in acest moment. Nu mai exista predictibilitate din punct de vedere macroeconomic. Consecinta: aveti de pregatit trei scenarii diferite inca din aceasta etapa a exercitiului de bugetare. Scenariul <best case> ia in calcul o inflatie de 5%, un curs stabil de 4,3 lei pentru un euro si o dobanda de 6% (mentinerea status-quo-ului), iar scenariul <worst case> are o inflatie de peste 5%, un curs intre 4 lei si 5 lei si dobanzi de pana la 10%", mai explica Horatio Beceriu.

Citeste continuarea articolului - pagina 2

DE RETINUT:
Cei mai importanti factori de care trebuie sa se tina cont la realizarea bugetului sunt o evaluare corecta a situatiei actuale si a conditiilor viitoare, o buna intelegere a presupunerilor facute de antreprenor si de clienti si furnizori, flexibilitate, viteza de reactie si adaptabilitate, precum si factorii macroeconomici (inflatia, cursul si dobanda), microeconomici si declaratia profit si pierderi.
Sursele de informatii, procesele analitice din spatele proiectilor financiare, managementul fluxului de numerar, costurile operationale si cele de promovare se numara printre elementele la care managerii ar trebui sa fie atenti in realizarea bugetului.
Daca nu se iau in considerare toate elementele de baza pentru fundamentarea bugetului economico-financiar al unei afaceri, atunci se obtine doar un buget matematic, "fara o poveste, un scenariu de business" in spate.
Bugetul ar trebui facut, in continuare, in functie de optiunile pesimist- echilibrat (realist) - optimist, care sa fie insa mai detaliate sau schimbate in functie de evolutia pietei si a economiei.

Redactor: Alina Botezatu
Un material startups.ro. Toate drepturile rezervate.
 Publicat pe 12 Ianuarie 2011 la ora 18.29