Dan Olaru, manager de proiecte in cadrul agentiei organizatoare de evenimente NoSurprises, dezvaluie, pentru startups.ro, cativa dintre pasii pe care trebuie sa ii urmaresti pentru a avea un eveniment de lansare de succes.

Alegerea locatiei
In cazul unei companii "destepte", locatia este folosita pentru a sustine oarecum mesajul pe care firma nou lansata doreste sa-l transmita. Din ce in ce mai multe companii procedeaza in acest fel, in contrast cu cele care gasesc extrem de simpla si apetisanta alegerea celei mai mari si stralucitoare sali de pe piata.

Normal, conteaza tipul de afacere pe care il lansezi, insa, mai mult conteaza publicul tau tinta, mai exact, invitatii tai. In primul rand, trebuie sa tii cont de detaliile cele mai palpabile, cum ar fi costurile sau numarul de participanti, de faptul ca, fie vara, fie iarna, trebuie sa ai o sala aerisita, sau, in cazul unui eveniment outdoor, sa ai un loc in care invitatii sa se poata feri de soare sau ploaie.

Cum spuneam mai sus, organizatorii tot atat de "destepti" ca si companiile "destepte", aleg locatia in functie de cat de mult ii ajuta in transmiterea unui mesaj puternic, care sa ramana in memoria participantilor.

Numarul de participanti
De obicei, la eveniment participa cei carora ne adresam, publicul nostru tinta. De exemplu, daca sunt o companie care dezvolta un proiect imobiliar, ma gandesc sa fac doua lansari: una pentru colaboratori si parteneri, cealalta pentru clienti. Este evident pe cine chemam la fiecare eveniment.

Eleganta ne impune ca la propriile evenimente de lansare, reprezentantii concurentei sa nu fie nicicum ignorati. Numarul ideal de participanti este...cel care ne umple sala. Nu vrei sa ai locuri goale la o lansare, motiv pentru care multi dintre noi apeleaza la acele masute de cocktail in jurul carora toate persoanele stau in picioare.

Conferinta de presa
In mod normal, conferinta de presa este delimitata clar de evenimentul in sine, insa, cu mici legaturi. Exista mici trucuri prin care organizatorul tine reprezentantul presei pe perioada intregului eveniment, pentru ca, trebuie sa recunoastem, un eveniment care nu are ecou in presa, porneste cu un mic dezavantaj. Urmeaza apoi momentele de prezentare a companiei, urmate de momentele de divertisment si socializare.

Se intampla cateodata ca, dupa prezentarea companiei si a obiectivelor, conferinta de presa sa nu fie cea clasica, ci doar un moment in care "pionii" principali coboara in public si socializeaza cu presa, raspunzand la intrebari.

Evident, trebuie ca la aceasta lansare sa fie prezenta toata lumea importanta din companie. De obicei, in cazul in care conducerea nu este reprezentata de personalitati foarte interesante pentru presa, se apeleaza la prezenta unui "prieten" celebru, intr-o incercare de sustinere de imagine.

Frumos si elegant este ca directorul companiei insusi sa fie cel care are placerea de a lansa afacerea pe piata, insotit de acel "prieten" celebru. In conferinta de presa, se renunta la prezenta acelui "prieten" , fiind un moment strict informativ.

Elementul de inedit al evenimentului
Trecand peste momentele muzicale obisnuite peste tot si sustinute de artistii cei mai "in voga", se incearca o adaptare a programului evenimentului in jurul conceptului lansat. Micile detalii lasa cea mai buna impresie, iar noi asta ne dorim.

Totul este sa ai curaj, iar la noi curajul este cel mai apreciat, persoane nemultumite gasindu-se intotdeauna, la orice eveniment. Ceva inedit este oricand mai mult decat binevenit, insa...trebuie sa ne dam seama ca nu trebuie sa exageram. De obicei, agentiile organizatoare de eveniemente au chiar si regizori care sunt specializati in crearea unui eveniment perfect din punct de vedere al elementelor componente. Este vorba despre gusturi educate, care stiu ce sa ofere in functie de mesaj.

Ce nu trebuie sa lipseasca
In mod sigur, nu trebuie sa lipseasca invitatii, motiv pentru care, in cazul unei companii noi este esential momentul de pregatire al evenimentului. Evenimentul trebuie sa fie promovat excelent, pentru ca si cel mai mare si mai bine pregatit eveniment se poate transforma intr-un fiasco, daca jumatate din sala este goala.

In rest, serviciul de hostess este obligatoriu in cadrul evenimentelor – nici nu prea mai exista evenimente fara hostess. De asemenea, muzica este importanta, dar nu trebuie pusa in centrul atentiei, decat daca este un punct forte in mesajul trasmis.

Un material startups.ro. Toate drepturile rezervate.

De obicei, e urmata o alta, extrasa din cartile de teorie a vanzarii: antreprenorul e invatat sa vanda cu telefoane la rece, bagandu-se in fata cu oferte, fortand mana clientilor, abuzand de orice usa deschisa sau persoana politicoasa. Furstrarea creste si ajungi sa crezi ca toate merg impotriva ta.

Pe acest model am inceput si noi partea de vanzare. Evident, nu a mers. Aveam clienti putini si ieftini. Nimic nu e mai periculos decat un client ieftin. Orice serviciu sau produs e prea scump. Daca putem fura, furam. La sfarsit, clientul ieftin nu “are” nici macar banii necesari sa te plateasca pentru toate “economiile” facute.

Totusi, ceva a mers. Recomandarea si lucrul cu prietenii cunostintelor, oameni si firme la care puteam ajunge prin reteaua noastra sociala redusa. In timp, ne-am dat seama ca reputatia construita, recomandarile si cunostintele fac diferenta. Asa am ajuns sa si vindem, la un pret decent, unor clienti buni. Din nefericire, ne-a luat 2-3 ani sa intelegem acest lucru.

Ieftinul si preturile mici sunt dusmanii micilor antreprenori. Speranta ca reusesc sa compenseze prin volum e distrusa rapid de dusul rece al realitatii. Nu poti avea o structura mica, cu investitii mici, care sa faca un volum comercial colosal.

Exista exceptii, spre exemplu, Internetul te poate ajuta sa fii mic si sa faci volum, insa nu te baza pe asta. Preturile trebuie sa-ti permita sa te sustii, sa cresti. Nu are sens sa activezi intr-o piata cu castiguri rare si mici. Chiar daca iti merge bine, nu vei reusi vreodata sa castigi mai mult decat un salariu bun. Noua ne-a fost greu la inceput sa castigam jumatate din cat am fi putut primi ca simpli salariati.

Ofertele geniale de care nu are nimeni nevoie, o alta problema cu care ne-am confruntat. Aveam niste solutii fabuloase pentru probleme presante, insa mereu ignorate de clienti. Nu existau oferte asemanatoare pe piata din simplu motiv ca nu avea nimeni nevoie de ele.

In timp s-a creat piata respectiva, dovada ca nu am fost complet in afara realitatii cu ofertele noastre. Totusi, perioada in care piata aproape nu a existat, a fost extrem de neplacuta.

Nu va aventurati in piete care nu au fost incercate inainte, chiar daca aveti idei extraordinare. Incercati sa desfasurati o activitate care sa produca minimul de bani necesar supravieturii firmei, astfel veti putea incerca ideile geniale fara riscuri majore. Adevarul rareori spus, este ca multe din ideile considerate geniale de inventatori se dovedesc a fi prostesti in piata.

Timpul te trezeste, daca nu te omoara. In timp, ne-am dat seama cum sa avem clienti, multi, fara bugete de marketing colosale, fara zbateri extreme. Experienta de angajat sau client te determina sa te comporti ca un client sau un angajat in conducerea unei firme, iar acest lucru te duce incet si sigur la dezastru.

Dragos Manac este antreprenor, jurnalist amator si promotor Linux/OSS. A fondat System & Network Solutions , prima companie pe nisa programarii si administrarii sub Linux/UNIX din Romania. Ghelir.ro, magazinul virtual care vinde un produs pe zi este unul din proiectele sale. Aflati mai multe citindu-i blogul, manac.ro.

Un material startups.ro. Toate drepturile rezervate.

Citeste aici articolele anterioare din "Jurnal de start-up".

De-a lungul timpului, activitatea de zi cu zi a unei companii poate ajunge sa genereze un numar semnificativ de facturi, chitante, documente, pe care trebuie sa le pastrezi, sa le arhivezi.

“Si, de cele mai multe ori, le pastrezi doar pentru ca ai nevoie de datele continute de acel document, nu de documentul in sine”, spune, pentru startups.ro, Cyril Crichton, Business Development Manager la Kepler BPO.

Pentru ca sortarea, indosarierea sau arhivarea facturilor consuma timp si bani, solutia folosita de unele dintre companii romanesti este cea a programelor de management al documentelor.

Pe piata autohtona exista mai multe companii care ofera servicii de management al documentelor. Fie ca este vorba de facturi, chitante sau alte documente, acestea sunt sortate si arhivate, iar informatiile sunt salvate in format electronic.

Solutia este preferata, mai ales ca arhivarea in format electronic iti economiste timp. Astfel, atunci cand ai nevoie de datele continute de o factura, nu trebuie sa cauti prin dosarele din cateva cutii prafuite, ci gasesti tot ce ai nevoie, la un click distanta, pe monitorul calculatorului din fata ta. In plus, nici nu trebuie sa platesti personal suplimentar care sa se ocupe de gestionarea si arhivarea actelor.

Inregistrarea facturilor in contabilitate, fara a plati un contabil
Pe langa serviciile de management al documentelor deja existente in Romania, luna aceasta s-a lansat pe piata autohtona un program care inregistreaza datele si din punct de vedere contabil. Astfel, companiile nu mai au nevoie de un angajat care sa se ocupe de contabilitatea primara, pentru ca functia acestuia este integrata in serviciul oferit.

Facturile electronice livrate sunt compatibile cu sistemul contabil al clientului, care le poate introduce direct in contabilitatea sa. Compatibilitatea fiscala a datelor din facturi este asigurata de faptul ca, inainte de a ajunge la client, acestea sunt verificate de catre un specialist contabil.

Programul a fost lansat de Kepler BPO, filiala de Business Process Outsourcing a firmei romanesti Kepler. Serviciul de dematerializare (nred. inregistrare in format electronic) a facturilor furnizor functioneaza deja in cadrul cateorva companii autohtone, inca de la inceputul acestui an. Lansarea a avut loc anul acesta, dupa ce, in 2007, Kepler BPO a folosit un soft asemanator pentru dematerializarea a mai mult de jumatate de milion de contracte din programul fondurilor de pensii.

“Serviciul este aplicabil atat in cazul companiilor medii, cat si in cel al firmelor mari, in special, al celor din domenii unde sunt  multe facturi de procesat si multi furnizori, cum este cazul in comert”, spune Crichton.

Dupa procesarea facturii, clientii primesc o baza de date structurata, in format electronic, care poate fi importata direct in sistemul contabil al companiei, precum si imaginile scanate si organizate ale facturilor, pentru aprobarea electronica sau arhivare.

“In format fizic, in cadrul companiei noastre, o factura trece prin opt maini, pana cand sunt procesate toate datele, iar documentul este indosariat si arhivat”, spune Crichton.

Care sunt avantajele dematerializarii facturilor
Pentru ca firmele client primesc facturile in format electronic, timpul pierdut cu procesarea acestora se reduce semnificativ. In cazul adoptarii acestui serviciu, ROI-ul (Return On Investment) tangibil variaza intre 8% si 52%. Tariful pe care il percepe Kepler BPO pentru procesarea unei facturi este intre 70 eurocenti si 1 euro. Dar beneficiile semnificative nu apar decat in cazul volumelor mari, de peste 100 de facturi lunar.

Unul dintre principalele avantaje este eliminarea sarcinilor administrative la nivelul departamentului de contabilitate: introducerea datelor si manipularea hartiilor (primirea, copierea, arhivarea, cautarea, etc.). De asemenea, scade riscul de plata multipla sau intarziere si consecintele acestora: pierderea increderii furnizorilor, penalizari sau urmari judiciare. Creste viteza, precizia si eficienta procesarii facturilor, iar realitatea din afacere este reflectata prin inregistrarea din timp a datoriilor catre furnizori.

“Clientii au si avantaje intangibile, cum ar fi reducerea sarcinilor administrative ale departamentului operational, abilitatea de a urmari performantele vanzatorilor sau de a fi 100% compatibil cu legislatia fiscala”, spune Cyril Crichton.

Conform unui studiu efectuat de International Accounts Payable Professionals (IAPP),  costul mediu pentru a procesa manual o factura este de 8 euro pe factura. Un procent de 70% din toate costurile de procesare ale facturilor reprezinta manipularea documentelor si procesele de introducere a datelor. Aceste costuri pot creste dramatic, daca apare o problema.

Insa, reprezentantul Kepler BPO spune ca, din pacate, in Romania, cei mai multi dintre furnizori nu sunt pregatiti pentru a trimite facturi in format electronic si foarte multe facturi sunt inca scrise de mana. Asta inseamna ca, deocamdata, acest proces nu poate fi complet automatizat ca mod de colaborare intre companii si furnizori, fiind necesara interventia unei persoane care sa inregistreze in format electronic informatiile continute de facturile respective.

Un material startups.ro. Toate drepturile rezervate.