Inca din primii ani de activitate, compania de consultanta Pallas a avut in strategia de dezvoltare subinchirierea unei parti din birou catre alte firme. Cristian Bizau, Managing Partner la Pallas, spune ca primele subinchirieri au fost facute inca din anii 2005 - 2006 si au continuat, chiar daca firma s-a mutat intr-un sediu nou. Iar el le recomanda antreprenorilor aflati la inceput sa apeleze la subinchiriere.

In ultimele luni, si Marian Manolache, General Manager la compania de consultanta in resurse umane Skill Team, a inceput sa le recomande companiilor sa isi subinchirieze o parte din spatiu sau sa accepte sa se mute intr-un birou subinchiriat, din cauza contextului financiar din piata.

"Este un fel de <reanimare> a fiecarei afacerii pe aceasta perioada de criza, atat pentru firmele mari, cat si pentru cele mici. Unele companii mari isi restrang activitatea si raman cu suprafete libere, iar cele mici nici nu isi permit sa achite nici chiria si cheltuielile pentru un apartament", spune pentru startups.ro Marian Manolache.

Pana in prezent, Skill Team a ajutat la formarea a patru birouri subinchiriate: doua la Bucuresti (unul cu o suprafata de 300 mp si altul de 1.000 mp), unul la Brasov si un al patrulea care va fi inaugurat in curand la Constanta. Insa, Marian Manolache spune ca multe alte companii si-au aratat interesul de a subinchiria sau de a oferi astfel de birouri.

"Este greu de estimat, aproape imposibil, cat reprezinta subinchirierile din piata de birouri din Bucuresti. Ne asteptam ca numarul subinchirierilor sa mai creasca in perioada urmatoare, sa se dubleze sau chiar mai mult", completeaza Mirela Raicu, Partner la compania de consultanta imobiliara Esop.

Ce companii cauta birouri pentru subinchiriere
De la multinationale si pana la firme locale, tot mai multe au inceput sa opereze in regim de subinchiriere. Domeniile de activitate ale companiilor care aleg aceasta solutie sunt variate, de la institutii bancare la firme din domeniul serviciilor.

"De remarcat totusi faptul ca la subinchiriere recurg de regula chiriasii prinsi intr-un contract ferm, pentru ca cei care au o mai mare flexibilitate si pot iesi din contract, deseori aleg varianta relocarii intr-un spatiu mai mic", mai spune Mirela Raicu.

Dragos Radu, Research Analyst in cadrul departamentului de Research al companiei de consultanta imobiliara BNP Paribas Real Estate, spune ca cele mai importante criterii de eligibilitate pentru companiile care vor subinchiria spatii de birouri sunt solvabilitatea si renumele chiriasului in domeniul sau de activitate.

"Pentru noi a devenit importanta si sinergia creata cu afacerile subchiriasilor. Nu am cautat companii, ci persoane in care sa am incredere si prietenii lor apropiati, adica cei pentru care isi pun obrazul", argumenteaza Cristian Bizau.

Astfel, in vila din care Pallas ocupa 60% din spatiu, mai sunt trei cabinete de avocatura, o firma de recrutare si una care ofera servicii de fax prin e-mail.

"Conditiile in care pot sa stea in acelasi spatiu mai multe companii sunt: accesul separat, grupuri sanitare separate, cat si separarea utilitatilor", spune Dragos Radu.

Pentru subinchirierea spatiului, firma chirias trebuie sa aiba acordul proprietarului. Clauzele de subinchiriere precizeaza de regula faptul ca persoana sau firma care a inchiriat spatiul are dreptul de a-l subinchiria sau cesiona, cu acordul prealabil scris al proprietarului, accord care nu va fi refuzat sau intarziat in mod nejustificat.

"Totusi, chiar si daca aceasta clauza nu exista, credem ca proprietarii vor fi cooperanti cu chiriasii lor in a le acorda acest drept in momentele acestea si vor sprijini si ei companiile in demersurile de subinchiriere", spune Mirela Raicu.

Proprietarul poate obiecta in situatia in care inchirierea ar viza schimbarea destinatiei spatiului (exemplu: trasformarea birourilor in magazin sau centru de fitness). Chiriasii insa cunosc acest aspect inca de la momentul semnarii contractului si nu se ajunge la astfel de situatii.

"Daca subinchirierea se face in vederea stabilirii sediului social sau a unui sediu secundar al unei alte societati, aceasta va fi posibila daca spatiul permite functionarea mai multor societati (are incaperi diferite) sau daca cele doua societati au cel putin un asociat comun", precizeaza Valentin Creata, Partner la casa de avocatura Popovici Nitu & Asociatii.

Care sunt avantajele subinchirierii
Reducerea costurilor, prin impartirea acestora, este principalul motiv al companiilor interesate de subinchiriere, atat pentru cele care ofera, cat si pentru cele care solicita astfel de spatii.

"Am impartit inclusiv cheluielile de amenajare si comisionul agentului imobiliar care s-a ocupat de inchiriere", spune Cristian Bizau.

Companiile care impart acelasi spatiu folosesc in comun receptia, salile de sedinta, zona de protocol si bucataria.

"Un alt avantaj este schimbul de clienti pe care il facem intre noi", adauga Cristian Bizau.

De asemenea, subinchirierea biroului ofera si posibilitatea externalizarii mai simple a unora dintre activitati.

"Daca in acelasi loc exista si o firma de contabilitate si una de IT, o a treia companie poate apela direct la resursele lor, pentru a-si acoperi aceste departamente", detaliaza Mihai Manolache.

Firmele aleg solutia si pentru posibilitatea de extindere, acesta fiind si motivul principal pentru care Pallas a oferit birouri spre subinchiriere. Initial, compania avea numai avantajul ca folosea in mod optim spatiile comune.

“Extinderea <comunitatii> este un alt avantaj. De exemplu, cand organizam petreceri, invitam si firmele mai mici, care astfel au senzatia ca fac parte dintr-un grup mai mare", mai spune Cristian Bizau.

Companiile care ofera spatii reduc si din costurile de amenajare si din timp, daca s-ar muta in fiecare an.

"Pentru noi, un alt avantaj este cel de imagine, pentru ca ne permitem sa stam intr-o vila”, completeaza Cristian Bizau.

Firmele care cauta astfel de birouri au avantajul ca pot beneficia de servicii pe care nu si le-ar permite: secretariat, securitate si serviciu IT. Catalina Jigman, Head of Commercial Department la compania de consultanta imobiliara CB Richard Ellis Eurisko, spune ca printre avantajele companiilor - subchirias se numara faptul ca primesc spatiul amenajat, incheie contracte pe perioada mai scurta si nu sunt nevoite sa plateasca garantii.

Companiile care accepta sa stea intr-un spatiu subinchiriat pot fi avantajate si de chiriile mai mici, in conditiile in care contractele firmei chirias au fost incheiate cand piata avea chirii inferioare celor actuale sau pentru ca a preinchiriat spatiul si a preluat suprafete mari.

"De regula, subinchirierile apar in cladiri in care proprietarii nu mai au spatii disponibile, pentru ca inchirierea lor s-a finalizat intr-un anumit moment din trecut. Este deci posibil ca in astfel de momente si prin intermediul subinchirierilor sa se patrunda in cadrul unor proiecte care altfel nu ar mai fi fost disponibile pe piata", mai spune Mirela Raicu.

Care sunt dezavantajele subinchirierii
Companiile care isi ofera biroul spre subinchiriere sunt dezavantajate de faptul ca au o sarcina administrativa in plus pentru facturarea si explicarea cotelor la utilitati, precum si pentru sprijinirea subchiriasului pe langa proprietarul cladirii, atunci cand apar probleme.

"Un dezavantaj in a-ti inchiria o parte din birou este ca in cazul in care apar pagube, proprietarul executa garantia chiriasului si nu a subchiriasului", mai spune Catalina Jigman.

Alte dificultati care apar sunt legate de amenajarea spatiului - mobilier, cablaje, jaluzele si sistemul IT, astfel incat fiecare companie sa beneficieze de acestea in mod proportional.

Conflictele in programarea orelor de utilizare a salilor pentru intalniri reprezinta o alta problema. Iar contractul de subinchiriere este uneori mai lung si mai detaliat decat cel de inchiriere.

Costurile subinchirierii
Chiria companiei care subinchiriaza este, de cele mai multe ori, egala cu a firmei - chirias. In Bucuresti, chiriile variaza intre 13 euro - 18 euro/mp/luna, in functie de suprafata, zona si perioada inchirierii, potrivit Esop.

"Procentul de scadere a chiriilor este de aproximativ 25%, fata de acum sase luni. Este posibil sa se mai inregistreze in continuare anumite scaderi, dar nu atat de mari. Probabil chiriile se vor stabiliza la un nivel inferior cu 30% - 35%, fata de nivelul chiriilor de acum sase luni", mai spune Mirela Raicu.

Pe langa chirie, plata utilitatilor este transparenta si repartizata proportional pentru fiecare companie, in functie de cat consuma.

"Ca regula generala, nu exista taxe sau costuri suplimentare ce trebuie platite de societate in vederea sau ca urmare a subinchirierii. Veniturile obtinute din subinchiriere vor fi luate in calcul, impreuna cu celelalte venituri ale societatii, la stabilirea profitului impozabil sau a impozitului pe venit, dupa caz", mai spune Valentin Creata.

Cladirile cu birouri subinchiriate
Companiile care ofera spatii incheie contracte ferme, de regula in cladiri de clasa superioara (de clasa A sau B plus), recent construite, aflate fie in zonele centrale, fie in cele semicentrale.

"Subinchirierile aduc pe piata spatii cu un anumit profil de chirie si calitate. Ele sunt alese in functie de preferintele fiecarei companii. Ce este poate un pic mai aparte este faptul ca trebuie sa fie companii care accepta perioade mai reduse de contract", adauga Mirela Raicu.

Perioada de subinchiriere este de trei luni, pana la maxim cinci ani, insa cele mai multe au un termen de unul - doi ani. Mirela Raicu precizeaza ca unele companii accepta chiar si perioade mai mari, daca acest lucru este absolut necesar pentru securizarea unui chirias.

"In cele mai multe cazuri, companiile doresc sa subinchirieze spatii de buna calitate cu toate facilitatile (de exemplu, propriile locuri de parcare si grupuri sanitare), in special in business parcuri", mai spune Dragos Radu.

Suprafetele solicitate pentru subinchiriere sunt de maxim 1.000 mp. Cele mai cautate suprafete pentru inchiriere sunt cele cuprinse intre 100mp si 800 mp, potrivit consultantilor imobiliari.

Redactor: Alina Botezatu

Un material startups.ro. Toate drepturile rezervate.

Selectarea canalelor de comunicare se face si in functie de domeniul de activitate, dimensiunea companiei si categoria marcii promovate.

“Nu exista o reteta standard pentru a defini criteriile de alegere, acestea variind de la o companie la alta, de la o categorie de produse la alta si de la un set de obiective de comunicare la altul. Totul ar trebuii sa fie definit si analizat in baza unor cazuri specifice”, explica pentru startups.ro Catalin Palcau, Senior Media Planner la agentia de media Optimedia.

Daniel Micu, Managing Partner la compania de consultanta de marketing Trout & Partners Consulting Romania, spune pentru startups.ro ca, de exemplu, daca o firma este interesata de o campanie de imagine nu are sens sa foloseasca posturile de radio. Insa, campaniile audio pot fi o optiune in cazul in care firma este interesata de sales promotion.

Canalele media sunt alese si in functie de eficienta acestora sau de costul necesar pentru a obtine un numar de persoane care sa vada reclama. Un alt criteriu de selectie este zona in care isi desfasoara activitatea compania, asa cum este in cazul companiilor aeriene, al magazinelor sau galeriilor comerciale.

“In termeni de media, este vorba de asa-numitul CPT, adica costul media pentru 1.000 de persoane <atinse> sau, mai precis, expuse mesajului de comunicare (n.red - acest numar arata impactul reclamei)”, detaliaza  Catalin Palcau.

O alta optiune este de a combina criteriul legat de domeniului de activitate al firmei si cu cel al eficientei media. De altfel, Palcau spune ca asa a aparut nevoia de “creative media” sau de media non-traditionala. Printre primele exemple de acest tip s-au numarat sponsorizarile - asocierile marcilor cu diverse emisiuni TV.

Contextul din piata
Acum, companiile urmaresc mai mult decat de obicei eficienta unui canal media si opteaza pentru cel care le aduce rezultatele cele mai bune.

“Un model ar fi folosirea in exclusivitate a TV-ului si internetului ca medii masurate atat pre, cat si post campanie, ca nevoie de a avea o imagine cat mai clara a targetului atins”, exemplifica Catalin Palcau.

In prezent, firmele sunt interesate si sa se diferentieze mai clar fata de concurenta. Astfel, daca obiectivul de comunicare este focusat pe consumatorii loiali si nu pe largirea bazei de clienti, se poate utiliza un mix de statii TV exclusiv de nisa.

“In cazul acestui scenariu, numai un singur brand poate castiga, iar acela va fi cel care are la dispozitie bugetul cel mai mare”, adauga Catalin Palcau.

De asemenea, in prezent, companiile au nevoie sa opteze pentru planificare media sau de comunicare. Media planning-ul urmareste atingerea oamenilor “potriviti”, in locul “potrivit”, la timpul “potrivit” si pentru costul “potrivit”.

De exemplu, firmele auto care vor sa isi aduca clienti la showroom, isi pot expune masinile in aeroporturi si mall-uri sau pot sa le inchirieze hotelurilor de lux, pentru servicii de transport.

Spre deosebire de planificarea media, communication planning-ul este focusat mai ales pe influentarea clientilor. Companiile cu acest obiectiv vor initia campanii de crestere a notorietatii de brand in publicatiile traditionale sau statiile TV de nisa.

In actuala situatie economia, firmele isi vor ajusta obiectivele de media la cele care au o legatura directa cu sporirea vanzarilor. Astfel, vor fi folositi cat mai multi parametri de evaluare a campaniilor iar comunicarea va fi focusata pe cele mai profitabile segmente de consumatori.

De asemenea, in locul folosirii bugetului ca pana acum si a diversificarii parametrilor (procentul de crestere raportat la scadere versus anul precedent), se poate negocia livrarea de performanta. De exemplu, se calculeaza cate puncte de audienta se obtin in bugetul acordat unei medii non-TV comparativ cu TV-ul, iar pentru presa scrisa negocierea se poate face la cost per mia de exemplare vandute versus pretul de lista, minus discount.

“Daca vorbim de situatia actuala a pietei, din ce in ce mai multi clienti apeleaza la campanii tactice (promotii, discounturi, editii limitate etc) in detrimentul celor de imagine”, spune pentru startups.ro Razvan Varabiescu, Managing Director al compania de media buying Aegis Media Central Services.

Cate mijloace de promovare poti utiliza
Alegerea numarului de canale pentru o campanie depinde de conceptul strategic si de relevanta acestora pentru consumatori vizati. Pe langa mijloacele de comunicare traditionale (TV, radio, presa scrisa) companiile au inceput sa opteze si pentru mesh-uri, ecrane cu led, zepeline, internet sau bloguri.

“Expunerea mesajelor pe cat mai multe canale de comunicare pe parcursul a cat mai multe momente ale zilei conduce la cresterea numarului de persoane expuse. Cu cat categoria sau domeniul respectiv este mai aglomerat in numar de jucatori si mesaje, cu atat nevoia de folosire a mai multor canale de comunicare este mai pregnanta”, spune Catalin Palcau.

In campaniile clasice, cele adresate unei game largi de consumatori, obiectivele de media sunt de a maximiza reach-ului (cat mai multe persoane care aud oferta).

“In cazul firmelor cu o distributie limitata geografic, capacitatea de a controla aria de livrare a mesajelor este cea mai importanta, folosindu-se OOH-ul, radio-ul si presa cu acoperire locala”, adauga Catalin Palcau.

Cand lansezi o campanie
Cand se decide inceperea unei campanii de publicitate, unul dintre cele mai importate lucruri de care se va tine cont este coordonarea tuturor elementelor de marketing, astfel incat firmele sa aiba un produs pe care il pot prezenta si canalele de distributie necesare. 

Daniel Micu spune ca decizia de a incepe o campanie se ia in functie de sezonalitatea produselor, de obiectivele de marketing si de afacerile companiei, precum si de reactia competitiei. Razvan Varabiescu adauga printre elementele luate in calcul si piata, tipul de campanie si categoria produsului. Spre exemplu, in ultimele saptamani din februarie, in martie si inaintea sau in timpul sarbatorilor de iarna se aglomereaza mesajele din partea marcilor cosmetice.

“In cazul unor bugete limitate, perioada de expunere a mesajelor este strans desfasurata pe varfurile de sezonalitate”, adauga Catalin Palcau.

In prezent, pe masura ce creste bugetul de media, tendinta este de a depasi sezonalitatea, care este inlocuita cu o continuitate de media. Palcau da exemplul firmelor de bere care acum zece ani expuneau mesaje intr-o perioada centrata pe sezonul estival (mai - octombrie, cu varf in lunile de vara), dar acum au campanii de-a lungul intregului an.

De obicei, firmele care isi permit sa comunice permanent sunt cele din domeniul telecomunicatiilor mobile sau cele din FMCG (berea, bauturile carbogazoase, produsele cosmetice, cafea).

Piata in 2009
Razvan Varabiescu considera ca anul acesta cel mai mult se vor reduce bugele de publicitate pentru presa scrisa si OOH, iar online-ul probabil ca va avea o crestere marginala.

“Pe baza preturilor de lista (rate card) si la nivelul mediilor monitorizate (TV, radio si presa), consumul de media din ianuarie 2009 a fost mai scazut cu 10%, cel mai mare recul inregistrandu-se pe categoria de ziare, de minus 13%. Se observa, la nivelul acestei luni, o tendinta de consolidare a TV-ului, tendinta care estimez ca se va pastra la nivelul intregului an, cu o cota de 90% - 95% din total cheltuieli media”, precizeaza Catalin Palcau.

In plus, Catalin Palcau spune ca in ianuarie, pe TV s-au livrat cu 26% mai putine GRP-uri (gross rating points - punctele procentuale de rating) la nivelul intregii populatii urbane, fata de aceeasi perioada a anului 2008 si cu 19% mai putine, fata de aceeasi perioada a anului 2007.

Redactor: Alina Botezatu

Un material startups.ro Toate drepturile rezervate.

”Aproximativ 40% din cumparaturile pe o categorie  se realizeaza spontan, la raft”, spune pentru startups.ro Catalina Barbu, General Manager la CBA Merchandising Expert, companie de marketing care se ocupa cu servicii de mercantizare.

Prin urmare, produsele nu trebuie asezate la intamplare pe rafturi si este vital ca orice magazin sa respecte anumite reguli, pentru a-si vinde cu succes produsele. In general, marile magazine au o planograma stabilita pentru a genera vanzari mai mari si, in acest sens, apeleaza la consultanta specializata pentru asezarea marfii.

Magazinele mici, insa, nu au toate o strategie de aranjare a produselor. Iar atunci cand exista un plan, regulile sunt influentate de spatiul limitat.

“Nu reusim de fiecare data ca in spatiile mici sa aranjam produsele in bloc sau pe categorie. Aici <batalia finala> de la raft o finalizeaza managerii unitatilor care au planograme clar stabilite, in functie de spatiul disponibil si sortimentatiile de produse ale furnizorilor lor”, explica pentru startups.ro Selena Tudorache, Client Service Manager la Grup Sapte, agentie de BTL si merchandising, cu experienta de 10 ani pe piata romaneasca.

Amplasare pe segmente sau pe categorii
Specialistii in mercantizare spun ca exista doua moduri de amplasare la raft: pe segmente sau in “brand block”. In cazul primul tip de amplasare, nu se tine cont de marca, produsele fiind dispuse pe categorii.

Potrivit Catalinei Barbu, amplasarea produselor in ”brand block” tine cont de procesul de cautare pe raft a produselor si de posibilitatea compararii performantelor produselor si a preturilor.

”S-a constatat ca privirea consumatorului tinde sa observe mai usor o forma circulara sau una apropiata de aceasta - block. Conform studiilor, 76% dintre consumatori au senzatia ca sunt mai multe produse la raft in cazul plasarii in brand block. Alegerea unui produs in fata raftului este cu 20% mai rapida in cazul plasarii in brand bloc fata de plasarea <pe segmente>”, explica Barbu.

Ea spune ca gruparea in brand block se poate face fie pe verticala, fie pe orizontala. Eficienta dispunerii verticale poate sa depinda de inaltimea consumatorului, numarul de polite, lungimea gondolei, iar eficienta dispunerii orizontale depinde de lungimea gondolei.

”Produsele care aduc cea mai mare valoare se expun in zona centrala”, precizeaza Catalina Barbu.

De asemenea, categoria cu cea mai mare frecventa de cumparare va fi plasata la inceputul raftului, iar in cadrul categoriei, brandul cel mai bine vandut va fi plasat la inceput. Managerul CBA spune ca in cazul magazinelor mici, trebuie ca vanzatorul sa cunoasca foarte bine produsele, pentru ca, in acest fel, sa-l poata convinge pe consumator sa cumpere. Consultantul ii sfatuieste pe antreprenori sa creeze spatii mici de expunere, in care sa aranjeze produsele pe categorii, astfel incat cumparatorul sa gaseasca usor ceea ce cauta. De asemenea, trebuie evitate spatiile goale din rafturi, dar si aglomerarea.

Traseul cumparatorului in magazin
Antreprenorul care are un business in comert trebuie sa recurga la diverse trucuri de amenajare, in functie de psihologia clientului. Expertii in mercantizare avertizeaza ca in magazine, cumparatorii au tendinta de a se orienta catre partea dreapta si de a parcurge intregul perimetru.

“In primul rand, clientul cauta produsele de apel, pentru care a si intrat in magazin, de aceea, acestea trebuie impartite in spatiul de vanzare cat mai judicios, pentru a determina consumatorul sa parcurga toata suprafata magazinului, dar sa nu-i creeze sentimentul ca se plimba inutil”, explica Selena Tudorache.

In opinia ei, tipicul “traseului” cumparatorului determina aparitia unor reguli de amenajare a spatiului de vanzare si de amplasare a diferitelor categorii de produse. Astfel, produsele ce necesita reaprovizionare frecventa sau cele care au nevoie de echipamente frigorifice sunt amplasate in extremitatile magazinelor.

Produsele voluminoase, mai putin rentabile, sunt amplasate la nivelurile inferioare ale rafturilor, iar produsele noi sau cu oferte speciale sunt pozitionate la nivelul mainilor si ochilor. Selena Tudorache spune ca produsele cu valoare mare sunt asezate in locurile ce permit supravegherea, produsele de apel sunt amplasate la mijlocul raioanelor, pentru a obliga consumatorul sa parcurga intreg raionul, iar produsele de impuls sunt pozitionate la capetele de raft sau la casele de marcat.

In functie de categorie, produsele se impart in produse premium, super premium, value for money si economy. Astfel, expunerea marcilor la raft se face de la pretul cel mai mic la cel mai mare.

“Clientii solicita ca marcile super premium si premium sa fie dispuse in rafturile de la nivelul ochiului si umarului, care asigura vizibilitate maxima, marcile economice find aplasate pe politele de jos”, explica reprezentanta Grup Sapte.

Zona casei de marcat
Specialistii sustin ca spatiul din zona casei de marcat genereaza vanzari foarte mari si ocupa un loc important in amenajarea magazinului.

“La case este indicat sa se plaseze produsele <de impuls>, cele cu dimensiuni mici, de preferat grupate pe categorii sau plasate in standuri de dimensiuni mici, special destinate”, precizeaza Catalina Barbu.

Ea spune ca aceste amplasamente ii vor atrage mai usor pe consumatori, daca sunt semnalizate cu brandul respectiv.

Haine la raft
La fel ca in cazul bunurilor de larg consum, comerciantii din domeniul fashion respecta anumite reguli cand aranjeaza imbracamintea in magazin.

“Produsele aflate in promotie sunt expuse spre aleile centrale de acces ale magazinelor, iar hainele sunt asezate pe categorii (barbati, femei, copii, haine sport), in functie de sezon si dupa principiul valorii acestora”, spune Selena Tudorache.

De asemenea, hainele sunt aranjate si in ordinea marimilor, pe culori sau grupate pe segmente, precum camasi, bluze, tricouri, pantaloni.

“Produsele similare se aseaza unele langa altele, acest lucru permitand consumatorului sa gaseasca mai repede produsele pe care le cauta”, explica Catalina Barbu.

General Manager-ul CBA spune ca articolele de imbracaminte cel mai bine vandute se aseaza la intrarea in magazin, de preferat in partea dreapta. Magazinele de haine functioneaza dupa principiile celor care comercializeaza bunuri de larg consum. Astfel, la casa, este indicata plasarea de produse mici (de exemplu sosete, manusi, lenjerie intima) care se cumpara din impuls. Tot langa case se pot amplasa standuri cu produse aflate in stadiu de promovare sau articolele care se vand cel mai bine.

Tendinte pe piata
In contextul presiunilor mari din piata si a rafinarii preferintelor consumatorului, antreprenorii care au acum magazine in Romania incep sa acorde importanta asezarii marfii in magazin. Unii dintre acestia au inteles ca sfaturile specializate ii ajuta sa faca fata competitiei.

Catalina Barbu spune ca exista si antreprenori care apeleaza la consultanti, dar acestia nu sunt multi. Motivele sunt legate de faptul ca, pe de-o parte, nu exista inca un numar suficient de mare de specialisti in domeniul mercantizarii magazinelor mici iar pe de alta parte, antreprenorii nu au cunostintelele sau banii necesari.

Redactor: Lidia Ionita

Un material startups.ro. Toate drepturile rezervate.

"In contextul economic actual, toate companiile, indiferent de marime sau domeniu de activitate, au devenit sensibile la costuri si sunt interesate sa le reduca", spune pentru startups.ro Stefan Radulescu, Head of Direct Sales Division la Mobexpert Office.

Pentru a taia din costurile de amenajare, se apeleaza doar la proiectarea in plan (compartimentare) si la folosirea anumitor elemente de design numai la receptie, biroul directorului si sala de sedinte. Tot pentru a reduce din costuri, companiile mari aleg un sediu central intr-una dintre zonele bune ale orasului si un birou operational intr-o zona secundara.

O alta optiune este apelarea la buy-back pentru mobilier, solutie  prin care valoarea vechilor sisteme este folosita drept avans pentru noile unitati. In plus, firmele care apeleaza la buy-back nu mai consuma bani si timp pentru a renunta la vechiul mobilier.

In prezent, unele firme prefera sa cumpere o mobila cat mai ieftina, pe care o aranjeaza singure si amana amenajarea facuta de profesionisti pentru mai tarziu.

"Din zece companii pe luna care cereau inainte o oferta si luam doua - trei lucrari, acum sunt trei firme care cer o oferta si nu se stie daca se va incheia un contract, pentru ca amana proiectele de amenajare pentru a ramane cu bani in banca", spune pentru startups.ro Irina Constantin, designer la Knox Design.

Maria Arion, directorul diviziei Mobilier la ATP Exodus, spune ca firmele au ajuns sa isi amane si proiectele de amenajare deja incepute. Iar Stefan Radulescu spune ca impactul crizei economice asupra pietei de mobilier s-a facut simtit din octombrie-noiembrie, anul trecut, si situatia de pe piata se va cristaliza in a doua parte a acestui an, cel mai probabil.

Ergonomia spatiului de lucru
Proiectarea in plan (space planning sau office planing), adica pozitionarea si compartimentarea fluxurilor de mobilier in functie de spatiul disponibil si de numarul de angajati, face parte din proiectarea completa, care include si designul.

Spre deosebire de Romania, in strainatate proiectarea in plan este realizata separat si nu face parte dintr-un proiect intreg, fiind oricum facuta. Scopul acestei proiectari in plan este de a eficientiza utilizarea spatiului.

Proiectarea costa intre 15 euro/mp si ajunge la aproximativ 30 de euro/mp, in functie de dimensiune, compartimentare, densitate si stil. Preturile urca cu cat spatiul este mai mic si este nevoie sa includa mai multi angajati si sa aiba mai multe functii.

Urmatorul pas in proiectare este alegerea stilului de design, care este adaptat la numarul si varsta angajatilor, domeniul de activitate si stadiul de dezvoltare al firmei, bugetul pentru amenajare si tipul de clienti. De exemplu, o companie din IT vrea mai mult accent pe ergonomie si functionalitate fata de una din consultanta, care este interesata de estetic, optand pentru birouri aerisite si spatii de primire sau meeting.

Sediile firmelor sunt amenajate pentru a eficientiza spatiul utilizat, si pentru a oferi oamenilor un acces mai usor la anumite departamente, astfel, acestia colaborand mai bine. Amenajarea variaza in functie de organizarea activitatii si spatiul este compartimentat in cel putin cinci module.

"90% dintre companii se orienteaza dupa anumite criterii functionale, de eficienta, ergonomie, care sa il faca pe om sa stea cat mai confortabil la munca si sa produca banii cat mai usor", explica Irina Constantin.

De exemplu, departamentul de contabilitate este amplasat intr-o zona linistita, separat de celelalte, are sisteme de arhivare rezistente la foc si utilizeaza spatiul la maxim. In cazul unui call-center, aria va fi partitionata cu panouri despartitoare, care asigura un coeficient ridicat de fonoabsorbtie.

“Investesc cu adevarat in amenajarea biroului companiile care pun accentul pe renumele lor si le pasa de ceea ce arata clientului final si carora le pasa de ceea ce cred angajatii despre ele”, spune Irina Constantin.

Destinatia biroului
Costurile de amenajare variaza in functie de destinatia biroului - sediu central sau birou secundar (call-center, IT etc).

"Biroul central este prin excelenta imaginea companiei, accentul fiind pe design si estetic, pe cand back-office-ul trebuie sa raspunda cerintelor de ergonomie si de planificare a spatiului, pentru a asigura adaptarea optima a anagajatului la conditiile de munca", subliniaza Stefan Radulescu.

Cele mai mari diferente intre birourile manageriale si cele secundare se regasesc la nivel cromatic.

"Daca la mobilierul operational recomandam folosirea culorilor deschise, la cel directorial, receptii sau sali de sedinte regasim game de produse cu finisaje inchise la culoare precum nuc, abanos si wenge", adauga Stefan Radulescu.

Din punct de vedere al materialelor, amenajarea back-office-ului este orientata spre maximizarea functionalitatii, cu costuri minime, in detrimentului designului. In biroul central sunt preferate spatiile aerisite iar acesta este dotat cu receptie, sali de sedinte si birouri individuale pentru manageri. Intr-un birou operational spatiul are, de cele mai multe ori, o configuratie de tip <open-space>, care ofera flexibilitatea de a reconfigura biroul, in cazul schimbarilor in departamente sau a modificarii numarului de anagajati.

"Solutiile de amenajare pentru open-space asigura, pe de-o parte, transparenta si imbunatatirea nivelului de comunicare dintre angajati iar, pe de alta parte, pot oferi intimitate prin folosirea panourilor despartitoare", mai spune Stefan Radulescu.

Daca biroul este intr-un imobil inchiriat, bugetul de amenajare variaza in functie de perioada pentru care s-a semnat contractul de inchiriere.

“In cazul unui birou central, daca firma intentioneaza sa stea doar un an - doi, atunci cea mai mare parte a bugetului este alocata pentru mobilier si nu pentru executia spatiului”, explica  Irina Constantin.

In plus, conteaza in ce zona din oras este amplasat biroul. Firmele care mizeaza pe imagine sau au clienti cu importante resurse financiare au nevoie de un sediu in centrul localitatii.

Executia proiectului de amenajare
Bugetul pentru realizarea amenajarii include in pachetul de baza finisajele, pardoseala, compartimentarea, zugraveala, baia, chicineta si montajul echipamentelor electrice, care reprezinta cea mai scumpa parte. Pretul executiei poate incepe de la minim 20.000 de euro pentru 100 mp, preluati la rosu, si ajunge la cel putin 100.000 de euro, pentru amenajarea completa a unui sediu central.

"Costurile de executie variaza mult in functie de ceea ce are nevoie compania", explica Irina Constantin.

Stefan Radulescu spune ca in ultimi ani a crescut numarul solicitarilor de a amenaja suprafete de 500 mp si 2.500 mp.

Costul amenajarii creste in cazul firmelor care au sediul intr-o vila ce trebuie renovata (exterior si instalatii), dar avantajul este ca spatiul poate fi complet personalizat. Astfel de sedii se potrivesc firmelor de dimensiuni medii cu un profit mare si clienti de top.

"Proiectele de amenajare a vilelor solicita cu aproximativ 20% mai mult timp pentru a gasi cea mai buna solutie si pentru a o finisa", adauga Mihaela Miron.

Irina Constantin spune ca investitia in amenajarea unei case sau vile merita doar daca sediul este cumparat sau inchiriat pe termen lung.

In cazul unui apartament, aranjarea este mai usor de facut, pentru ca este deja compartimentat, tocmai de aceea fiind preferat de cei care nu au multi bani.

"Pentru apartamente se folosesc aceleasi piese de mobilier ca si pentru alte tipuri de spatii, dar trebuie sa gasim alte solutii pentru a asigura circulatia angajatilor", explica Maria Arion.

Achizitia obiectelor de mobilier
In cazul firmelor specializate in amenajare, pretul unui birou operational pentru o singura persoana incepe de la aproximativ 1.000 de euro si cuprinde birou, scaun, cafetiera si dulap. Pentru un birou de manager preturile pot ajunge si la 10.000 euro, iar pentru receptie costurile sunt intre 3.000 de euro si 6.000 euro, in functie de dimensiuni si de dotari.

Solicitarile de mobilier primite de companiile specializate se impart in proportii egale intre cele pentru spatiul operational (birouri si scaune), cele pentru mobilier directorial, sisteme de asteptare (receptii, sali de conferinta) si cele pentru mobilierul de completare (sisteme de arhivare, cele destinate mobilarii anexelor si cele auxiliare).

"In segmentul de birouri operationale, un succes de mentionat este cel al birourilor cu structura metalica (bench system), extrem de lejera si fluida pentru aspectul mediului de lucru", spune Stefan Radulescu.

In ultimi doi ani, firmele si-au schimbat mobilierul mai repede decat inainte. Perioada s-a redus de la 8 - 10 ani, in anii 2004 - 2005, la 7 - 8 ani, in prezent.

"Se observa astfel o apropiere de tendintele europene. Rata medie de innoire a mobilierului de birou pe pietele Europei occidentale este de 5 - 6 ani", mai spune Stefan Radulescu.

Mobilierul de birou in tendinte este realizat din metale precum aluminiul, are elemente cromate, culorile predominante sunt alb si negru sau complet negru, din piele, cu usi glisante si sticla mata. Pentru birourile manageriale se poarta liniile clasice si finisajele de lemn. Este cautat si mobilierul unicat, cu finisaje speciale.

Alegerea design-ului
Tendintele in designul pentru birouri se modifica la aproximativ cinci ani. In ultimi ani, si firmele romanesti au devenit interesate de amenajarea biroului, nu numai multinationalele, cum se intampla acum doi - trei ani.

“Putem vorbi de o nevoie de definire mai coerenta a propriei imagini la care devin atente si sensibile si companiile romanesti. In plus, gusturile si nevoile tuturor clientilor sunt tot mai sofisticate”, adauga Stefan Radulescu.

In prezent, una dintre tendintele in amenajarea biroului este combinatia dintre elementele moderne - avangardiste cu cele baroce si neo-baroce.

"Acest stil este somptuos, luxos si se potriveste in general la produsele feminine, reviste cu subiecte legate de femei sau companii care vand produse de lux, de tipul bijuteriilor si ceasurilor sau micile birouri de avocatura cu venituri insemnate", precizeaza Irina Constantin.

Alta tendinta este aceea a culorilor deschise, formelor lejere si ansamblurilor minimaliste.

Elementele florale, cele geometrice si cele ogranice, singure sau combinate sunt alte directii in design-ul office. De exemplu, mobilierul are forma de bob de fasole sau este rotund.

Irina Constantin spune ca acest tip de amenajare este in acelasi timp si creativ, haios, jucaus, dar si matematic si organic si poate fi folosit intr-o agentie de publicitate sau firma din domeniul IT, unde colectivul este tanar.

Redactor: Alina Botezatu

Un material startups.ro. Toate drepturile rezervate.